Tag: custos empresas

Avaliação de custo-benefício do relógio ponto: por que este é um investimento inteligente para sua empresa?

Publicado em por .

Na busca por melhorias operacionais e eficiência, a escolha de investimentos estratégicos é essencial para a sustentabilidade e o crescimento das empresas. Nesse contexto, a avaliação de custo-benefício do relógio ponto é um pilar fundamental. A seguir vamos desvendar os motivos pelos quais investir nessa tecnologia não é apenas uma decisão financeiramente inteligente, mas também uma estratégia para otimizar processos internos e elevar a eficiência operacional.

Análise de custo-benefício do relógio ponto e a sua implementação

Primeiramente, é importante saber que implementar um sistema de relógio ponto vai além da gestão de horários. Essa solução representa um investimento seguro e inteligente para as empresas. Afinal, ao adotar essa tecnologia, as organizações ganham uma ferramenta eficiente para o registro preciso da jornada de trabalho, reduzindo erros e fraudes no controle de horas. Isso não apenas simplifica as operações, mas também contribui para o cumprimento das normativas legais.

Além disso, os relógios ponto modernos oferecem uma automação eficiente. Ao integrar funcionalidades, como controle de acesso, gestão de escalas e relatórios personalizados, eles otimizam os processos internos. Dessa forma, o investimento em um relógio ponto simplifica a administração do tempo e impulsiona a produtividade, a eficiência operacional e os resultados financeiros da empresa. 

Impacto na eficiência operacional e economia a longo prazo

A implementação desse sistema impacta diretamente a eficiência operacional, além de abrir portas para uma economia substancial a longo prazo. Sendo assim, o custo-benefício do relógio ponto é excelente, pois sabemos que a eficiência é a chave para a sobrevivência e o crescimento sustentável. 

Ao automatizar processos manuais e eliminar a probabilidade de erros humanos, esses sistemas ainda garantem alta precisão nos registros de horas trabalhadas. E esse é um aspecto essencial, afinal, ele ajuda a otimizar o tempo gasto pelos gestores na administração do pessoal. Além disso, evita custos adicionais relacionados a ações trabalhistas. 

Inclusive, ao minimizar o risco de fraudes, o relógio ponto contribui para a integridade financeira da empresa, evitando prejuízos associados a práticas desonestas. Essa abordagem proativa protege os recursos da organização ao mesmo tempo que estabelece uma cultura de confiança entre empregadores e funcionários. Em última análise, as empresas não apenas ganham eficiência imediata, mas também asseguram uma economia inteligente ao longo do tempo, reafirmando o excelente custo-benefício do relógio ponto. 

Mensurando ganhos: como a análise de custo-benefício impacta a estratégia financeira e operacional da empresa

Como vimos até aqui, esses dispositivos são estratégicos na gestão empresarial, pois representam uma ferramenta importante para medir e otimizar ganhos financeiros e operacionais. Dessa forma, a análise de custo-benefício do relógio ponto vai além da simples gestão de horários, impactando positivamente a estratégia financeira da empresa. Ao automatizar o controle de jornada, os gestores economizam tempo e recursos que eram dedicados a processos manuais. Logo, isso possibilita uma alocação mais eficiente de recursos humanos em tarefas estratégicas.

Além disso, a precisão nos registros de horas resulta em benefícios financeiros tangíveis. A redução substancial de erros e fraudes reduz custos associados a disputas trabalhistas e contribui para uma folha de pagamento mais precisa. Dessa forma, a eficiência operacional decorrente dessas práticas influencia diretamente na produtividade e cria uma base sólida para ganhos futuros.

Ao medir e analisar os ganhos provenientes da implementação do relógio ponto, torna-se evidente que essa é uma escolha estratégica. Aliás, ela transcende a gestão do tempo, pois colaboradores satisfeitos, livres de preocupações com registros imprecisos, tornam-se mais produtivos e engajados. Com isso, entende-se que a tecnologia contribui para a conformidade e integridade financeira, além de estabelecer uma cultura organizacional fundamentada na transparência e confiança. 

De maneira resumida, as empresas que optam pela implementação do relógio ponto passam a investir de maneira inteligente em sua estratégia financeira e operacional. E isso lhes permite colher ganhos que se refletem em produtividade crescente e satisfação duradoura dos funcionários.

Aproveite para conhecer os modelos de relógio ponto e saiba como essa tecnologia pode aprimorar a sua operação. Conte com a KL Quartz para essa transformação!

5 cuidados ao escolher o melhor relógio ponto para seu negócio

Publicado em por .

Na era da gestão empresarial moderna, escolher o melhor relógio ponto vai além de escolher um simples dispositivo de controle de tempo. Cada vez mais, gestores enfrentam o desafio de selecionar uma solução que atenda às necessidades presentes da empresa, mas que se alinhe com as regulamentações legais, integre-se harmoniosamente aos sistemas existentes e antecipe futuras inovações tecnológicas.

A seguir, vamos apresentar cinco cuidados que você precisa ter ao escolher o melhor relógio ponto para o seu negócio. É um guia prático para os tomadores de decisão que buscam maximizar a gestão do tempo e otimizar o desempenho em um cenário empresarial dinâmico.

Como escolher o melhor relógio ponto? Confira cinco cuidados na hora da escolha!

Ao tomar decisões críticas, como a escolha do melhor relógio ponto para a sua empresa, é necessário compreender os fatores que influenciam essa decisão. Confira quais cuidados você deve ter ao selecionar o dispositivo certo para controle de jornada na sua empresa. Afinal, além das tecnologias, é essencial verificar questões como conformidade legal e manutenções. 

Ao escolher o melhor relógio ponto, verifique os seguintes itens:

1. Conformidade legal

  • O relógio ponto deve atender às regulamentações trabalhistas locais para garantir conformidade à empresa.
  • Ele também precisa cumprir normativas específicas para controle de jornada e relatórios exigidos por lei.

2. Integração eficiente

  • Garanta que o relógio ponto se integre perfeitamente aos sistemas existentes na empresa.
  • Minimize redundâncias e erros ao sincronizar dados com sistemas de folha de pagamento e recursos humanos.

3. Usabilidade aprimorada

  • Escolha um relógio ponto com interface intuitiva para fácil adaptação dos colaboradores e RH.
  • Reduza a necessidade de treinamentos extensivos, garantindo uma transição tranquila para a nova tecnologia.

4. Manutenção e durabilidade

  • Avalie a facilidade de manutenção e a durabilidade do sistema a longo prazo.
  • Considere os custos associados à manutenção e atualizações futuras.

5. Antecipação de inovações tecnológicas

  • Opte por uma solução flexível, que se adapte facilmente às futuras inovações tecnológicas.
  • Planeje um investimento que esteja alinhado com a estratégia tecnológica a longo prazo da empresa. 

Integrando tecnologia: como escolher um relógio ponto que se alinhe às necessidades atuais e futuras

Na busca pelo melhor relógio ponto, a integração de tecnologia precisa ser considerada. Afinal, ela vai além de uma simples funcionalidade, sendo uma estratégia essencial para atender tanto às necessidades atuais quanto às futuras da empresa. Nesse sentido, o processo de escolha não deve ser apenas uma resposta imediata às demandas operacionais, mas uma visão estratégica capaz de antecipar inovações tecnológicas no mundo corporativo.

Adaptação dinâmica às necessidades atuais

Ao escolher um relógio ponto, é essencial considerar as necessidades operacionais presentes. Ou seja, os gestores devem analisar como a tecnologia pode aprimorar o controle de jornada, integrar-se com sistemas existentes e melhorar a eficiência operacional. Como já vimos, a personalização é chave, permitindo que a tecnologia se alinhe aos fluxos de trabalho e às demandas específicas da organização.

Antecipação de inovações para o futuro

Entretanto, a verdadeira estratégia de integração tecnológica vai além da resposta às necessidades imediatas. É necessário antecipar e se preparar para as inovações tecnológicas que moldarão o cenário empresarial no futuro. Sabendo disso, fica mais fácil escolher um relógio ponto flexível e escalável, permitindo uma rápida adaptação às evoluções corporativas. 

Leia também: Transformando a gestão de tempo: casos de sucesso com relógios ponto modernos

Na KL Quartz, você encontra as melhores soluções em relógios ponto e softwares para tratamento de ponto. Conheça as opções disponíveis e transforme a sua gestão empresarial.

Como escolher o relógio de ponto perfeito para o seu negócio

Publicado em por .

Na rotina empresarial, a gestão de pessoas é um dos pilares fundamentais para o sucesso do negócio. Para alcançar esse objetivo com eficiência, é necessário contar com ferramentas adequadas, como o relógio de ponto. Esse dispositivo representa um grande avanço no controle das jornadas de trabalho, garantindo precisão, segurança e agilidade nas rotinas empresariais.

A importância do relógio de ponto na gestão de pessoal

Atualmente, o relógio de ponto é muito mais do que um simples dispositivo de registro de entrada e saída dos funcionários. Na rotina de organizações de diferentes portes, ele desempenha um papel fundamental, colaborando desde a eficiência operacional até a conformidade com as regulamentações trabalhistas. 

Dessa forma, é possível entender que o registro preciso das horas trabalhadas é essencial para a organização empresarial. Afinal, ele permite que os empregadores controlem o tempo de trabalho de seus funcionários, além de enviar relatórios precisos para o cálculo da folha de pagamento, garantindo o cumprimento das leis trabalhistas.

Ainda, ao analisar os relatórios emitidos pelo relógio de ponto integrado a softwares modernos, é possível visualizar o histórico detalhado do tempo de trabalho de cada funcionário. Na prática, isso é bastante útil para a tomada de decisões dos gestores e responsáveis.

Como escolher o relógio de ponto certo para o seu negócio

No mercado é possível encontrar diferentes modelos de relógios de ponto. Cada um deles possui recursos específicos, incluindo o acesso via biometria, com o reconhecimento facial do funcionário. Para fazer a escolha certa, a principal dica é avaliar as necessidades da empresa, incluindo seu número de funcionários. 

Relógio de ponto biométrico: precisão e segurança

Hoje em dia, os relógios ponto biométricos representam o que há de mais moderno e inovador. Os dispositivos utilizam a impressão digital, o reconhecimento facial ou outras características físicas únicas dos funcionários para registrar o ponto.

Com isso, são equipamentos que oferecem um alto nível de precisão e segurança, uma vez que é praticamente impossível fraudar o sistema. Assim, eles são indicados para empresas que desejam um registro de ponto confiável, evitando problemas com horas extras não autorizadas.

Relógio de ponto tradicional: simplicidade e economia

Por sua vez, os relógios de ponto tradicionais utilizam cartões de aproximação ou sistemas de código de barras para registrar o ponto dos funcionários. Essa categoria é reconhecida pela simplicidade e economia, por isso, são equipamentos indicados para pequenas empresas com orçamentos limitados. No entanto, em organizações com um maior número de funcionários, eles podem ser mais suscetíveis a falhas, exigindo uma supervisão rigorosa da equipe de RH.

Relógio de ponto digital: conectividade e integração

O mercado também oferece relógios ponto digitais, que estão se tornando cada vez mais populares. Isso se deve à conectividade e capacidade de integração com outros sistemas de gestão, como folha de pagamento e recursos humanos. Na prática, essa categoria permite o acesso remoto aos dados de ponto, facilitando a administração e a análise das informações. Com isso, trata-se de dispositivos ideais para empresas que buscam automação e eficiência em sua gestão de pessoal.

A importância da certificação Inmetro em relógios ponto

Seja qual for o tipo de relógio ponto escolhido, é fundamental verificar se o dispositivo possui certificação do Inmetro (Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia). No Brasil, a certificação Inmetro garante que o dispositivo escolhido atende aos padrões de qualidade e segurança estabelecidos pelo órgão. Ou seja, isso evita problemas legais e ajuda a garantir a confiabilidade e a durabilidade do equipamento.

Ao adquirir um relógio de ponto sem a certificação do Inmetro, não será possível assegurar a validade dos dados registrados. Por isso, é fundamental estar atento a esse detalhe.

Passos para implementar um relógio ponto com sucesso

Após decidir instalar um relógio de ponto na empresa, o momento da implementação do dispositivo requer um planejamento adequado. Esse é um passo importante para assegurar a eficiência do processo e garantir que a empresa esteja, de fato, adequada à legislação trabalhista.

1. Avalie as necessidades da empresa

Antes de escolher um relógio ponto, avalie as necessidades da empresa. Nesse momento, deve-se considerar informações como o número de funcionários, o local de trabalho e os recursos disponíveis para a implementação do sistema.

2. Escolha o tipo de relógio ponto adequado

Com base na avaliação anterior, escolha o tipo de relógio ponto que melhor se adapta às necessidades da empresa. Entre os requisitos fundamentais estão fatores como precisão, segurança e integração com outros sistemas.

3. Treine os funcionários

Certifique-se de que os funcionários sejam bem treinados para utilizar o relógio ponto. Isso vale tanto para os gestores de RH, que irão acessar o sistema, quanto para o restante da equipe, que precisará manuseá-lo diariamente. Lembre-se, ainda, de explicar claramente as políticas e procedimentos relacionados ao registro de ponto.

4. Implemente políticas de registro de ponto

Para que a implementação do sistema de ponto seja eficiente, é importante desenvolver políticas de registro de ponto. Elas podem abordar, por exemplo, questões pertinentes ao dia a dia, como horas extras, atrasos e ausências. Por fim, é fundamental garantir que essas políticas sejam transmitidas aos funcionários.

5. Monitore e analise os dados

Ainda, os dados obtidos pelo relógio de ponto podem ser utilizados para monitorar o tempo de trabalho dos funcionários e analisar tendências. Na prática, esses relatórios completos e detalhados auxiliam na tomada de decisões relacionadas à gestão de pessoal.

Qual a relevância da manutenção eficiente ao longo do tempo?

Escolher o melhor relógio de ponto para a sua empresa é essencial. Porém, após a implementação do dispositivo, deve-se atentar para o funcionamento do sistema. Para garantir sua precisão, é necessário realizar manutenções periódicas, além de estar atento a possíveis problemas que podem surgir no dia a dia. Outro detalhe importante é manter a equipe de RH atualizada sobre as regulamentações trabalhistas, para garantir que o sistema esteja sempre em conformidade.

Neste artigo, foi possível entender como o relógio de ponto desempenha uma função fundamental junto à gestão de pessoal. Afinal, ele é um aliado no controle das jornadas de trabalho, bem como no cumprimento das leis trabalhistas. Dessa forma, optar pelo dispositivo adequado proporcionará uma gestão mais eficiente, contribuindo para o sucesso da empresa.

Leia também: Trabalho híbrido: soluções para o controle de frequência dos colaboradores.

Conte com a KL Quartz e tenha acesso aos melhores relógios ponto do mercado. Fale conosco agora mesmo e saiba como podemos colaborar para a gestão de pessoas na sua empresa.

Gestão de Departamento Pessoal: qual a importância para a sua empresa?

Publicado em por .

A gestão de departamento pessoal é uma função essencial dentro de qualquer empresa, seja qual for o seu porte ou segmento de atuação. A correta administração dos colaboradores, desde a admissão até a rescisão do contrato de trabalho, é fundamental para garantir o cumprimento das obrigações legais, o bem-estar dos funcionários e o sucesso do negócio como um todo. Neste artigo, você vai entender como integrar softwares de controle de ponto para otimizar a gestão de departamento pessoal da sua organização. 

Porém, antes de conhecer os sistemas mais eficientes para a gestão de uma empresa, é importante entender as vantagens que um departamento pessoal bem organizado pode oferecer. É a partir desse setor que todo o fluxo organizacional ocorre, por isso, deve-se estar sempre atento aos processos e executá-los com eficiência e responsabilidade.

Processos de admissão e a gestão de departamento pessoal

Como sabemos, o departamento pessoal desempenha um papel central no processo de admissão de novos colaboradores. Desde a análise curricular até a formalização do contrato de trabalho, o profissional do RH é responsável por realizar as etapas burocráticas necessárias. Entre elas está a verificação de documentos, registro em carteira, cadastro nos sistemas internos, entre outros.

Além disso, é neste setor que ocorre a melhor condução para a integração dos novos funcionários, fornecendo informações relevantes sobre a empresa, as políticas internas, benefícios, direitos e deveres. Ou seja, uma admissão bem conduzida contribui para uma boa experiência do trabalhador desde o início, promovendo engajamento e aumentando as chances de retenção dos talentos na empresa.

Gestão de folha de pagamento e benefícios

A elaboração da folha de pagamento é uma das atividades mais complexas e críticas do departamento pessoal. É necessário calcular corretamente salários, descontos legais, benefícios, horas extras, férias, entre outros aspectos. A falta de precisão nesse processo pode resultar em insatisfação dos funcionários e até mesmo em ações trabalhistas.

Além disso, o departamento pessoal é responsável por administrar os benefícios oferecidos aos colaboradores, como planos de saúde, vale-refeição, vale-transporte, entre outros. A negociação, contratação e gestão desses benefícios demandam conhecimento especializado e uma gestão eficiente para garantir que os funcionários sejam devidamente atendidos e que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentações trabalhistas.

Gestão de departamento pessoal, jornada de trabalho e controle de ponto

Outra responsabilidade fundamental do departamento pessoal é gerir a jornada de trabalho e o controle de ponto dos colaboradores. Isso envolve a definição de horários, controle de horas trabalhadas, gestão de banco de horas, concessão de folgas, entre outros aspectos relacionados.

A correta gestão da jornada de trabalho não apenas assegura o cumprimento da legislação trabalhista, evitando passivos judiciais, mas também contribui para a produtividade e o equilíbrio entre vida profissional e pessoal dos funcionários. Nesse sentido, existem equipamentos de controle de ponto e softwares de tratamento de ponto que auxiliam na eficiência da gestão.

Gestão de férias, afastamentos e rescisões

O departamento pessoal também é responsável por gerir os processos relacionados a férias, afastamentos (como licenças médicas e licenças maternidade) e rescisões de contrato. É fundamental acompanhar prazos, calcular valores devidos, elaborar documentos e garantir que todos os procedimentos estejam de acordo com a legislação vigente.

Uma gestão eficiente nessas áreas contribui para a satisfação dos funcionários, mantendo um clima organizacional saudável e evitando problemas jurídicos que possam prejudicar a imagem e a saúde financeira da empresa.

Atendimento às obrigações legais

Além de todos os itens abordados acima, a gestão de departamento pessoal tem a responsabilidade de acompanhar e garantir o cumprimento das obrigações legais relacionadas aos colaboradores, como a elaboração e envio de declarações, recolhimento de encargos sociais e tributos, entrega de informações ao governo, entre outras.

Aliás, o não cumprimento dessas obrigações pode resultar em multas, penalidades e problemas fiscais, além de abalar a reputação da empresa. Portanto, é essencial contar com uma equipe de departamento pessoal competente e atualizada sobre as legislações trabalhistas e previdenciárias.

Leia também: Gestão de pessoas: 5 dicas para desenvolver talentos

Como a tecnologia contribui na gestão de departamento pessoal?

A evolução da tecnologia tem impactado significativamente na gestão de departamento pessoal, oferecendo ferramentas e soluções que otimizam os processos, melhoram a eficiência e reduzem os erros. Assim como em diversas outras áreas, a adoção de tecnologia e automação traz uma série de benefícios para o setor de departamento pessoal de uma empresa. A partir de seus recursos, é possível ter uma visão mais estratégica e assertiva das atividades relacionadas aos colaboradores. 

Conheça algumas soluções que podem ser utilizadas para otimizar a gestão de departamento pessoal

Sistemas integrados de gestão empresarial (ERP)

Os sistemas ERP voltados para a gestão de pessoas oferecem uma solução abrangente para gerenciar todas as atividades relacionadas ao departamento pessoal. Esses sistemas centralizam as informações dos funcionários, possibilitando o acesso rápido a dados como registro de horas trabalhadas, histórico de férias, benefícios, entre outros.

Além disso, esses sistemas permitem a automatização de processos, como a geração da folha de pagamento, controle de ponto eletrônico e emissão de documentos legais. Com a integração de informações e a automação de tarefas, os gestores de departamento pessoal podem reduzir a carga de trabalho manual, aumentar a eficiência e, ainda, concentrar-se em atividades mais estratégicas.

Softwares de controle de ponto eletrônico

Os sistemas de controle de ponto eletrônico substituem os métodos manuais de registro de jornada de trabalho, como planilhas ou cartões de ponto. Aliás, vale ressaltar que em muitas situações o relógio de ponto eletrônico é obrigatório. Por isso, o gestor deve estar sempre atento à legislação trabalhista. Essas soluções utilizam tecnologias como biometria, reconhecimento facial ou aplicativos para dispositivos móveis para registrar de forma precisa e automatizada as entradas e saídas dos colaboradores.

Além de garantir o cumprimento da legislação trabalhista, o controle de ponto eletrônico automatizado proporciona maior segurança e agilidade no processamento das informações, além de reduzir erros e fraudes na marcação de ponto e cálculos de horas. Porém, para todas essas funcionalidades, o equipamento deve estar sempre integrado a um software de tratamento de ponto.

Leia também: 2 modelos de relógio de ponto para escolas e universidades
Plataformas de gestão de benefícios

As plataformas de gestão de benefícios permitem a administração eficiente dos benefícios oferecidos aos colaboradores. Essas soluções possibilitam o cadastramento dos funcionários nos planos de saúde, controle dos valores descontados em folha de pagamento, emissão de comprovantes e acesso a informações sobre coberturas e rede credenciada.

Também é interessante saber que muitas plataformas permitem a personalização de benefícios de acordo com o perfil de cada funcionário. Ou seja, isso garante maior flexibilidade e adequação às necessidades individuais, o que se torna uma vantagem competitiva para a empresa perante o mercado tão concorrido, favorecendo a retenção de talentos.

Automação de processos de admissão e rescisão

A automação de processos de admissão e rescisão de contrato de trabalho contribui para agilizar e padronizar essas etapas. Com a utilização de formulários eletrônicos, assinaturas digitais e integração com sistemas internos, é possível reduzir o tempo e o esforço necessários para realizar esses procedimentos. Ainda, sistemas automatizados garantem maior precisão no preenchimento de documentos e no cálculo de valores a serem pagos ou recebidos pelos colaboradores.

Análise de dados e indicadores de desempenho

A tecnologia também é uma grande aliada no estudo da realidade empresarial. Afinal, ela permite a análise de dados e a geração de indicadores de desempenho relacionados à gestão de departamento pessoal. Com o uso de ferramentas de inteligência empresarial e os próprios softwares de tratamento de ponto, é possível monitorar aspectos como absenteísmo, rotatividade, horas extras, entre outros, fornecendo insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas.

Aproveite os melhores recursos da tecnologia para otimizar a rotina na sua empresa!

Como vimos até aqui, a adoção de tecnologia e automação na gestão de departamento pessoal traz inúmeros benefícios para uma empresa. E eles estão presentes desde a redução de erros, a agilidade nos processos e a padronização das atividades até mesmo a segurança das informações e a otimização do tempo dos profissionais envolvidos.

Ou seja, ao investir nessas soluções, as empresas podem direcionar seus esforços para uma gestão mais estratégica dos colaboradores. Isso promove eficiência e melhora a experiência tanto para os funcionários quanto para a organização como um todo.

Invista em software de controle de ponto para gestão de departamento pessoal

É inegável que a gestão de departamento pessoal desempenha um papel estratégico dentro das empresas. Além de garantir o cumprimento das obrigações legais, uma gestão eficiente contribui para a satisfação dos funcionários, melhora o clima organizacional e favorece até mesmo a produtividade da equipe e a retenção de talentos.

Para garantir uma gestão de departamento pessoal eficaz, é importante investir em tecnologia, capacitação da equipe, atualização constante e, claro, adotar boas práticas de governança. Lembre-se, também, de treinar a equipe referente à cibersegurança e escolher equipamentos em conformidade com a LGPD. Ao fazer isso, a empresa fortalece sua estrutura e promove um ambiente de trabalho saudável e produtivo, contribuindo para o sucesso e a longevidade do negócio.

A KL Quartz é referência em controle de ponto e software de tratamento de ponto para empresas de todos os portes. Para saber qual a solução mais adequada para a realidade do seu negócio, entre em contato e converse com nossos consultores. Implemente tecnologia na sua operação e garanta mais eficiência e o melhor desempenho em todos os setores.

eSocial: o que é e quais as vantagens?

Publicado em por .

Com o objetivo de modernizar a rotina nas empresas, o eSocial foi lançado pelo Governo Federal em 2014. Esse projeto, basicamente, busca digitalizar o envio de informações trabalhistas a partir de um cadastro único na plataforma. Ele faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que simplifica a entrega das obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas de uma organização.

Com o eSocial, as guias que eram preenchidas e entregues em diferentes canais foram unificadas. Assim, o empregador utiliza um sistema único para manter suas obrigações trabalhistas em dia. O projeto contempla trabalhadores autônomos, cooperados, estagiários, celetistas, estatutários e sem vínculo empregatício. Também para empregados domésticos, é possível encontrar um campo especialmente dedicado à classe. 

No caso do eSocial Empresa, é obrigatório que a organização esteja cadastrada na plataforma para legalizar suas relações empregatícias. Nela, é possível manter em dia obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, realizando desde o pagamento da folha mensalmente, até o recolhimento de tributos como o FGTS e a comunicação de admissões e demissões. Assim, as diversas guias e papeladas que eram necessárias abrem espaço para a digitalização dos dados em um único espaço. 

Módulo Simplificado

Este módulo é disponível para o Empregador Doméstico, o Segurado Especial e o MEI – Microempreendedor Individual. Para acessar, basta informar o CPF ou CNPJ, código de acesso e a senha. Ou, ainda, é possível utilizar o mesmo login do Gov.br.

Módulo Web Geral

No Módulo Web Geral, as Empresas e o Empregador Pessoa Física podem acessar o eSocial por meio do login do Gov.br, realizando um cadastro prévio e atribuição do respectivo selo de confiabilidade no Portal Gov.br, com exigência do Certificado Digital. Esse cadastro é feito uma única vez e a empresa que é optante do Simples, com até um empregado, ou MEI, pode acessar o eSocial com seu CNPJ, código de acesso e senha.

Quais obrigações devem ser feitas na plataforma do eSocial?

  • CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (admissões e demissões na CLT)
  • CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho
  • CD: Comunicação de Dispensa
  • CTPS: Carteira de Trabalho e Previdência Social
  • DCTF: Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
  • DIRF: Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
  • Folha de pagamento
  • GFIP: Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
  • GPS: Guia da Previdência Social
  • GRF: Guia de Recolhimento do FGTS
  • LRE: Livro de Registro de Empregados
  • MANAD: Manual Normativo de Arquivos Digitais
  • PPP: Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • PPRA: Programa de Prevenção de Riscos Ambientais
  • QHT: Quadro de Horário de Trabalho
  • RAIS: Relação Anual de Informações Sociais

Quais as vantagens do eSocial para a empresa?

Como visto acima, o eSocial tem o objetivo de simplificar, modernizar, unificar e digitalizar o envio de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias de uma empresa. Dessa forma, as atividades são otimizadas e a rotina se torna mais prática ao reunir em uma única plataforma todas as soluções para as obrigações corporativas. Também deve-se ressaltar que todas as informações contidas no e-Social são protegidas por sigilo, sem que haja riscos aos dados dos trabalhadores.

Além de gerar as guias de recolhimento do FGTS e acertar outros tributos, o eSocial permite trabalhar com um sistema único para manter em dia todas as informações necessárias. Isso torna o dia a dia dos empregadores mais prático, inclusive, evita erros de cálculos ou mesmo o esquecimento de determinados itens. No caso dos profissionais de RH, ao automatizar essas tarefas, torna-se viável dedicar mais tempo a outras questões importantes.

Como utilizar o eSocial?

Em geral, o objetivo dessa plataforma é entregar informações mais assertivas e com maior grau de qualidade aos órgãos fiscalizadores. Ou seja, por meio do eSocial, a organização consegue enviar ao governo suas declarações, além de gerar resumos para o recolhimento de todos os tributos relacionados aos trabalhadores que estão registrados.

Para utilizar o sistema, basta incluir informações como os dados trabalhistas, as informações tributárias e as folhas de pagamento de seus colaboradores. Ainda, tanto para os empregados com vínculo empregatício ou sem, o sistema realiza a identificação de cada um por meio do Cadastro de Pessoa Física (CPF) ou do Número de Inscrição Social (NIS). 

O responsável pelo RH deve registrar na plataforma os colaboradores, especificando os cargos de cada um, bem como as funções exercidas na empresa e seus horários de trabalho. Assim, as informações relevantes ficam contidas no sistema e todos os acontecimentos diários, tais como faltas, atestados, férias e demissão podem ser incluídas sempre que houver necessidade.  

Leia também: 4 dicas para se adequar a LGPD e não ser punido

Gostou desse conteúdo e deseja ficar por dentro de mais informações sobre o universo corporativo? Então acompanhe o blog da KL Quartz e não perca nenhuma informação!

O que muda no ponto eletrônico com a Portaria 671?

Publicado em por .

No último bimestre de 2021, o Governo Federal divulgou a nova Portaria 671, do Ministério Público do Trabalho (MPT), na qual algumas normas foram revistas e alteradas nas relações de trabalho. Com isso, detalhes como o controle de ponto eletrônico ganharam novas determinações, substituindo as portarias 373 e 1510. Saiba mais sobre o que muda no ponto eletrônico com a Portaria 671 a seguir.

A Portaria 671 “Regulamenta disposições relativas à legislação trabalhista, à inspeção do trabalho, às políticas públicas e às relações de trabalho”. Ou seja, entende-se que seu objetivo é facilitar as relações de trabalho e simplificar algumas normas da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS). A partir da Portaria 671, as determinações relacionadas ao controle das jornadas de trabalho em empresas foram revistas, a fim de otimizar a rotina com soluções simplificadas. 

Quais as mudanças com a Portaria 671?

Visto que a Portaria 671 substitui as anteriores, 373 e 1510, é preciso entender quais são as mudanças que ela gera na regulamentação do registro de ponto nas organizações. Agora, essa é a única portaria referente ao assunto, inclusive o ponto eletrônico. Nesta portaria, os sistemas de registro de ponto manual, mecânico e eletrônico são aceitos.

No controle de ponto manual, a nova portaria em seu Artigo 93 reforça que o registro deve, necessariamente, representar a jornada do colaborador de forma fidedigna. Dessa forma, proíbe o chamado ponto britânico, prática na qual o colaborador assina apenas o seu horário estipulado no contrato. Para o ponto mecânico, a Portaria 671 também trouxe mudanças no Artigo 94. Nele, consta que a marcação deve ocorrer de forma impressa e indelével, em cartão individual. 

Conforme consta no Artigo 73, o sistema de registro eletrônico de ponto é composto por equipamentos e programas informatizados, que são destinados à anotação da hora de entrada e de saída dos trabalhadores em registro eletrônico. Assim, esse sistema deve registrar fidedignamente as marcações, sendo proibidas restrições de horário para marcação de ponto e marcação automática de ponto, por exemplo. Também não podem ser realizadas alterações nos dados registrados pelo empregado.

Com a nova portaria, caso a empresa opte pelo registro eletrônico de ponto, é obrigatório o uso de um dos seguintes tipos de sistema de registro eletrônico de ponto: Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C), Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A) e Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P).

O REP-C diz respeito ao registro de ponto convencional, enquanto o REP-A engloba os equipamentos e programas de computador utilizados para o registro de ponto propriamente dito. Por fim, o REP-P diz respeito ao sistema de registro de ponto através de programas, como coletores de marcação, armazenamento e tratamento de ponto.

No artigo 82, por sua vez, é detalhado o programa de tratamento de registro de ponto, que se refere a um conjunto de rotinas informatizadas para tratar os dados coletados dos funcionários. Ou seja, as informações registradas durante a marcação de seus horários de entrada e de saída, que ficam armazenadas no Arquivo Fonte de Dados para geração do relatório Espelho de Ponto Eletrônico e do Arquivo Eletrônico de Jornada.

Sendo assim, a portaria especifica que o tratamento de dados deve somente acrescentar informações caso haja necessidade de complementar eventuais omissões no registro de ponto, como ausências e movimentações do banco de horas, ou indicar marcações indevidas.

Padrão de arquivos fiscais emitidos pelo controle de ponto

A Portaria 671 traz mudanças em relação aos arquivos fiscais exigidos no controle de ponto. Ela extingue o Arquivo Fonte de Dados Tratados (AFDT) e o Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais (ACJEF). Porém, passa a ser exigido um novo modelo de Arquivo Fonte de Dados AFD. Neste modelo, os dados do fabricante do sistema também devem ser registrados, além dos dados do empregador, que já era exigido. 

É importante ressaltar que a empresa deve, sempre que necessário, permitir que o empregado tenha acesso às informações contidas no relatório Espelho de Ponto Eletrônico por meio de sistema informatizado, de forma eletrônica ou impressa. E os arquivos eletrônicos e relatórios emitidos pelo software de tratamento de registro de ponto devem ser disponibilizados ao Auditor-Fiscal do Trabalho sempre que solicitados.

Leia também: Por que o relógio de ponto evita processos trabalhistas?

Os sistemas implementados pela KL Quartz estão atualizados e totalmente adaptados à nova Portaria 671. Para saber mais sobre o controle de ponto eletrônico e encontrar a solução ideal para a sua empresa, entre em contato agora mesmo.

Ponto eletrônico e LGPD: o que cuidar?

Publicado em por .

Para as empresas que utilizam o sistema de registro de ponto eletrônico, as questões relacionadas à Lei Geral de Proteção de Dados são essenciais. Existem diversos aspectos que precisam ser observados quanto ao tratamento de dados pessoais e a segurança dos trabalhadores. Para entender, continue a leitura e saiba mais sobre o ponto eletrônico e a LGPD na sua organização. 

Entendendo a LGPD

Antes de mais nada, é necessário entender o que é a LGPD. De acordo com Artigo 1 da Lei sancionada em 2018, “Esta Lei dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural”.

Além disso, é fundamental ressaltar os fundamentos e objetivos previstos na lei, que preza pela privacidade, inviolabilidade, desenvolvimento econômico e tecnológico, entre outros pontos. Dessa forma, o tratamento dos dados, envolvendo coleta, armazenamento, arquivamento e compartilhamento de informações está regulamentado e deve ser respeitado pelas empresas no momento do registro de ponto. 

A LGPD é uma lei muito importante no meio corporativo. Afinal, ela especifica a forma como as empresas devem lidar com os dados de pessoas físicas que coletam para seus cadastros. Na verdade, a lei orienta os cuidados desde a coleta e o armazenamento até o arquivamento e o compartilhamento das informações com terceiros.

E para além do que normalmente se pensa, a LGPD é válida não apenas para empresas de telemarketing, comércio, prestação de serviços e afins. Ela também é fundamental na rotina das organizações que utilizam o sistema de ponto eletrônico para controle da jornada de trabalho. Assim como no caso das empresas que coletam dados para cadastros, a LGPD é a base para um armazenamento seguro dos dados dos colaboradores. 

Resumidamente, a LGPD visa à proteção da privacidade dos colaboradores, de modo a evitar que as informações pessoais sejam repassadas ou até mesmo utilizadas para outros fins. Por isso, é de grande importância que a organização que utiliza o sistema de ponto eletrônico em sua rotina administrativa esteja consciente de todas as regras da LGPD. E, sobretudo, utilize sistemas adequados à lei. 

Como ponto eletrônico e LGPD se relacionam?

Sabemos que o controle das jornadas de trabalho é função do setor de Recursos Humanos. Dessa forma, cabe ao profissional de RH estar atento às normas estipuladas pela LGPD. O relógio de ponto eletrônico é um sistema que coleta uma grande quantidade de dados diariamente. Logo, é necessário contar com soluções regulamentadas, a fim de evitar violação de dados e outras fraudes.  

Os profissionais que trabalham no setor de Recursos Humanos devem estar atentos a todas as informações referentes à LGPD. Afinal, são eles os responsáveis por lidar com os dados de todos os funcionários diariamente. Sendo assim, os profissionais de RH e os gestores devem se certificar que as regras da lei estão sendo empregadas dentro da empresa.

Além disso, é necessário manter o controle sobre os dados fora do ambiente empresarial. Afinal, caso o sistema de ponto eletrônico seja gerenciado por uma empresa terceirizada, a mesma também deve estar enquadrada em todas as regulamentações da LGPD. 

No caso dos sistemas que utilizam a biometria no registro de ponto, é fundamental estar atento às peculiaridades da legislação. Isso porque, de acordo com a lei, as informações biométricas são consideradas dados sensíveis. Ou seja, são dados intransferíveis e, conforme o Artigo 5º da LGPD, têm relação quanto à “origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou à organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural”.

Existem critérios que devem ser levados em consideração no tratamento de dados sensíveis do trabalhador. Confira:

Transparência: garantindo o acesso do trabalhador às informações coletadas;

Finalidade: informando a finalidade da coleta dos dados, sem a possibilidade de utilizá-los para outros fins;

Infraestrutura: utilizar somente mecanismos e sistemas confiáveis, seguros e de acordo com a LGPD;

Gerador e armazenamento de hash: utilizar programas seguros para gerar e armazenar em código criptografado os hashs, para evitar vazamentos de dados que podem culminar no uso indevido de informações.

Dessa forma, todos os dados sensíveis precisam estar assegurados de forma especial quando comparados aos demais dados pessoais. Por isso, o tratamento dos dados coletados pela biometria precisa respeitar todas as especificidades da LGPD.

Leia também: Seu sistema de ponto está adequado a LGPD? 

Para não correr riscos e assegurar a integridade dos dados de seus colaboradores, conte com a expertise da KL Quartz, uma empresa com mais de três décadas de experiência em relógio de ponto.

Controle de ponto para pequenas empresas: o que diz a lei?

Publicado em por .

Controle de ponto para pequenas empresas: o que diz a lei?

No mundo corporativo, é preciso estar sempre atento às normas e leis. É necessário que as empresas trabalhem em conformidade com as legislações vigentes, de modo a preservar seus direitos e dos trabalhadores. Além disso, existem deveres a serem cumpridos por ambas as partes. E, com isso, surge a dúvida: o que diz a lei sobre o controle de ponto para pequenas empresas? Confira a seguir o material que preparamos e entenda melhor!

De acordo com a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), o registro da jornada de trabalho é obrigatório para empresas com 20 ou mais funcionários registrados. Ou seja, quando a organização conta com uma equipe menor, o controle de ponto passa a ser facultativo. No entanto, é importante lembrar que o sistema pode oferecer inúmeros benefícios para a empresa, seja qual for o seu porte. Manter um controle de ponto efetivo e eficiente facilita o controle sobre as jornadas de trabalho. Isso também garante cálculos precisos e menores riscos de ações trabalhistas. 

Controle de ponto para pequenas empresas: é obrigatório?

Como visto acima, o controle de ponto para pequenas empresas não é obrigatório, uma vez que a lei exige que o mesmo seja implantado somente em caso de 20 ou mais funcionários. Dessa forma, as pequenas empresas estão livres dessa obrigatoriedade, porém, é necessário ressaltar que o uso do sistema contribui para uma rotina mais eficiente. Ainda que a CLT não obrigue o seu uso, o registro de ponto, seja manual, digital ou eletrônico, oferece vantagens para todos os tipos de organização.

Com o controle de ponto, mesmo a pequena empresa consegue se beneficiar. Isso porque o sistema oferece mais segurança para a sua rotina, além de resguardar a organização em caso de ação trabalhista. O controle de ponto otimiza o trabalho do setor de RH, ou do próprio gestor, quando não há uma equipe própria para essa função. Ou seja, é uma solução eficiente, segura e assertiva para as pequenas empresas. 

Conforme diz o parágrafo 2º do Art. 74 da CLT, o registro de ponto somente é obrigatório para empresas com 20 ou mais funcionários registrados. Contudo, sabe-se que essa prática pode auxiliar na rotina burocrática das organizações, mesmo as de pequeno porte. De acordo com especialistas, manter o registro de ponto nas pequenas empresas pode ser muito benéfico. O sistema, quando bem implementado, auxilia tanto na gestão de pessoas, quanto nas finanças e no entendimento acerca da produtividade. Além disso, oferece segurança jurídica, no caso do registro eletrônico. 

Quais as vantagens do controle de ponto para pequenas empresas?

Como dito, o controle de ponto oferece inúmeros benefícios mesmo para pequenas empresas. Um deles é em relação à segurança, uma vez que, ao ter registrado todos os horários de entrada e saída, a empresa se resguarda em caso de ação trabalhista. Nesse caso, trata-se do relógio de ponto eletrônico e não do manual. O relógio de ponto eletrônico homologado não permite que os dados sejam alterados após registro. Logo, esse equipamento funciona como prova em caso de cobrança de horas extras. 

Por isso, é indicado que as pequenas empresas utilizem registros eletrônicos em vez dos manuais. Essa é uma forma de prevenir ações que podem gerar custos onerosos para a organização e incômodos para o empresário. Assim, entende-se que o registro de ponto é uma solução com ótimo custo-benefício, seja qual for o porte da organização. Independentemente do quadro de funcionários, implementar o registro de ponto é uma vantagem importante para preservar a empresa em vários aspectos. 

Outro benefício do controle de ponto é em relação à gestão de tempo e à produtividade dos trabalhadores. Ou seja, ao implementar um sistema eficiente, é possível fazer uma análise real e completa sobre as horas trabalhadas. Dessa forma, consegue-se identificar horas extras em excesso ou mesmo faltas e atrasos corriqueiros. Com esse olhar atento, o gestor pode conhecer melhor seus funcionários e até mesmo entender situações que estejam prejudicando o desempenho da equipe.  

Qual o controle de ponto ideal para pequenas empresas?

Na hora de escolher o melhor relógio de ponto para a empresa, é preciso estar atento às características da organização. Além disso, é fundamental adquirir o equipamento com empresas especializadas, que garantem toda a implementação e manutenção do sistema. Afinal, é necessário que tudo funcione adequadamente para assegurar a qualidade das informações coletadas. 

O melhor relógio de ponto é aquele que oferece os recursos desejados para o seu tipo de empresa. Atualmente, existem equipamentos com inúmeras funcionalidades, que podem ser adaptados para empresas de pequeno, médio e grande porte. Alguns são mais tecnológicos, outros mais simples. Por isso, além de entender a necessidade da organização, é fundamental contar com o auxílio de uma empresa qualificada. 

Conheça o Control IDCLASS

O modelo Control IDCLASS é um dos relógios de ponto eletrônico mais utilizados na atualidade. Ele oferece recursos modernos, com um excelente custo-benefício. Dessa forma, se torna uma opção interessante para empresas de pequeno porte. É válido ressaltar que o IDCLASS é um relógio de ponto homologado, ou seja, atende aos requisitos da CLT e do Inmetro. Ele possui capacidade para até 15 mil digitais em seu sistema, além de vir com software de tratamento de ponto Control ID e web server embarcado.

Com esse relógio de ponto, a empresa garante mais segurança e agilidade na sua rotina, visto que ele ajuda a prevenir ações trabalhistas. Além disso, oferece maior controle sobre as jornadas de trabalho e, com isso, otimiza as funções do departamento pessoal. Ele pode ser integrado à folha de pagamento e, assim, reduz chances de erros em cálculos. 

Leia também: Quais os benefícios do controle de acesso por reconhecimento facial?
Você sabia que a KL Quartz é referência em controle de ponto? Para saber qual o modelo mais indicado para a sua empresa ou descobrir outros sistemas que podem facilitar a sua rotina, entre em contato agora mesmo. Temos a solução ideal para todo tipo de negócio!

Saiba como o ponto eletrônico reduz os custos da empresa

Publicado em por .

Um assunto que é unanimidade entre gestores e empresários está relacionado às alternativas para reduzir custos. Pensar em soluções que aliam eficiência, funcionalidade e economia tornou-se essencial no cenário atual. E, entre as opções, o ponto eletrônico para o controle da jornada de trabalho tem muito a somar. Além de ser obrigatório para as empresas com mais de 10 funcionários, ele evita prejuízos e otimiza a rotina do setor de RH.

Quais as vantagens do ponto eletrônico?

Quando comparado ao registro de ponto manual ou mecânico, o ponto eletrônico proporciona muita facilidade para a rotina organizacional. Entre seus benefícios estão a assertividade e a eficiência no registro das informações. Com esse sistema é possível evitar falhas humanas, como a anotação de datas ou horários errados, o que pode interferir na boa gestão.

Se a intenção é garantir máxima segurança para a coleta de dados e registro de ponto, a empresa pode optar pelo ponto eletrônico biométrico. Diferente dos demais, que utilizam senha ou cartão, o sistema de biometria é inviolável, pois requer a impressão digital do trabalhador para acessar o sistema e marcar seu ponto.

Com um sistema adequado implantado, a empresa se beneficia, ainda, em outros fatores. Devido à facilidade de registro e acesso aos dados, a equipe do RH consegue se dedicar a outras funções, que de fato precisam do trabalho humano.

Além disso, na hora de fechar todas as folhas de pagamento ao fim do mês, o sistema gera um relatório completo de cada funcionário. Assim, é possível ter acesso a horas extras, faltas, folgas, férias e demais informações necessárias. Por isso, os erros de cálculo também reduzem, evitando prejuízos para a empresa.

E, como sabemos, os relatórios do relógio de ponto eletrônico podem ser utilizados como prova legal em processos trabalhistas, que são uma das maiores causas de prejuízos para as organizações na atualidade.

Custo-benefício do ponto eletrônico para empresas

Muitos empresários têm a ideia de que implementar um ponto eletrônico é caro e não vale a pena. Porém, é justamente o contrário. Ao optar por um sistema moderno e eficiente para o controle das jornadas de trabalho, o custo-benefício para a empresa é o que mais chama a atenção. O principal custo é, de fato, com a implantação do sistema e aquisição do equipamento. Após esse período inicial, podem ocorrer gastos

com manutenção e, claro, compra de bobina para a emissão dos comprovantes.

No entanto, os benefícios oferecidos pelo ponto eletrônico, como a funcionalidade e a segurança para a empresa, superam os valores gastos com a implantação. Além disso, é possível integrar o equipamento a um software de registro de ponto, adequando as necessidades da organização às funcionalidades disponíveis.

Mesmo para as pequenas empresas, essas soluções proporcionam mais agilidade e eficiência no fechamento das folhas de pagamento e oferecem mais assertividade no controle das jornadas de trabalho, banco de horas e outras informações importantes.

Leia também: Qual o tipo de catraca ideal para o seu negócio?

Na KL Quartz, trabalhamos com equipamentos seguros e certificados pelo INMETRO, afinal, a jornada de trabalho é assunto sério. Para saber mais sobre as opções de controle de ponto, clique aqui. Ou, se desejar, entre em contato com um de nossos colaboradores e esclareça todas as suas dúvidas.

5 vantagens do ponto biométrico para pequenas empresas

Publicado em por .

Os recursos tecnológicos facilitam a vida em muitos aspectos. Quando se fala no universo corporativo, o registro de ponto se torna ainda mais eficiente com a leitura biométrica. Trata-se de uma solução que oferece segurança e eficiência no controle da jornada de trabalho. Mas se você pensa que essa tecnologia se aplica apenas ao dia a dia de grandes empresas, saiba que está enganado. Confira a seguir as principais vantagens do ponto biométrico para pequenas empresas!

O que é relógio de ponto biométrico?

Cada vez mais acessível, o ponto biométrico é uma solução democrática, que pode ser aplicada em organizações de todos os portes. O dispositivo utiliza tecnologia de ponta para registrar os horários de entrada e saída de cada funcionário, marcando também seus intervalos. Para tanto, utiliza dados sensíveis dos indivíduos, geralmente com digitais ou reconhecimento facial.

Por se tratar de dados intransferíveis, o relógio de ponto biométrico é um equipamento de alta segurança. Afinal, nessa modalidade não há possibilidade de fraudes ou marcações indevidas por parte de outras pessoas. Para implementar o sistema, basta adquirir o equipamento e instalá-lo em uma área de fácil acesso dentro da empresa. Os funcionários deverão ser cadastrados com suas digitais e demais dados trabalhistas. Assim, diariamente poderão realizar a marcação do horário aproximando o dedo do leitor biométrico, por exemplo.

Ao bater o ponto, o colaborador recebe um comprovante impresso ou digital no formato PDF. É importante armazenar todos os tickets para comprovar a regularidade da frequência caso haja necessidade. Mensalmente, o setor de RH da empresa tem acesso ao registro de ponto de cada funcionário para realizar o fechamento da folha de pagamento. Mas vale lembrar que isso é possível apenas com a implementação de um software de tratamento de ponto integrado ao relógio.  

Para quais empresas é indicado?

O relógio de ponto biométrico pode ser aplicado em organizações de diferentes segmentos. Além disso, ele não é indicado apenas para empresas de grande porte que possuem um grande número de funcionários. Pelo contrário!

O ponto biométrico vem sendo cada vez mais utilizado por pequenas empresas. Isso porque o sistema oferece segurança completa na marcação dos horários, evitando fraudes e até mesmo outros erros que são comuns no uso dos demais tipos de equipamentos para marcação.

O que diz a lei sobre o relógio de ponto para pequenas empresas?

A Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) diz que o registro da jornada de trabalho é obrigatório para as empresas que possuem 20 ou mais funcionários. Dessa forma, o relógio de ponto eletrônico não é obrigatório para pequenas empresas. Porém é importante entender que se trata de um dispositivo que oferece muitas vantagens, mesmo para as organizações com poucos funcionários.

Afinal, utilizar um sistema efetivo de controle de ponto facilita a gestão das jornadas de trabalho e garante cálculos mais precisos. Automaticamente, os erros na folha de pagamento são reduzidos, evitando também as ações trabalhistas que podem colocar em risco o financeiro da instituição.

Agora que você já sabe o que é um relógio de ponto biométrico, que tal conferir suas vantagens para pequenas empresas?

 

1. Otimização do tempo

O ponto biométrico integrado ao software de tratamento de ponto mantém todas as informações armazenadas em um único lugar. Isso simplifica a rotina e permite que gestores e RH acessem as marcações a qualquer momento, até mesmo de forma remota de acordo com o equipamento utilizado.

O sistema contabiliza faltas, horas extras e intervalos, gerando um relatório completo para análise dos responsáveis. Assim, tanto o fechamento da folha de pagamento é otimizado, quanto a tomada de decisão e análise da produtividade das equipes. Importante dizer que o relógio de ponto biométrico também auxilia no controle de férias dos funcionários.

2. Profissionalização de processos

A falta de profissionalização e profissionalismo na gestão de micro e pequenas empresas pode colocar tudo a perder em pouco tempo. Mesmo com poucos funcionários, é importante implementar processos na rotina organizacional, a fim de melhorar o desempenho interno.

Com o uso do ponto biométrico, até mesmo a pequena empresa sai ganhando, uma vez que registros importantes passam a ser armazenados de forma organizada e profissional. Para entender melhor, ao profissionalizar o registro de ponto, a empresa se torna mais eficiente e ainda pode evitar incômodos que refletem em questões trabalhistas, tributárias, contábeis e fiscais.

3. Segurança judicial

Como os horários de entrada e saída são armazenados sem a possibilidade de exclusão ou alteração de dados, o sistema digital é, atualmente, a forma mais segura de proteger a empresa contra processos trabalhistas.

O registro por identificação biométrica pode ser utilizado inclusive como prova judicial caso seja necessário. Isso não é possível com o cartão de ponto manual, que por ser vulnerável a adulterações e falsificações, muitas vezes é contestado no tribunal.

4. Segurança patrimonial

Como vimos até aqui, somente funcionários podem ser registrados em um relógio de ponto biométrico. Dessa forma, a identificação biométrica pode ser associada a um controle de acesso que utiliza a mesma tecnologia. Assim, a empresa garante ainda mais segurança para seu patrimônio, uma vez que somente pessoas autorizadas podem acessar salas e/ou determinados ambientes da empresa. 

5. Gestão assertiva

O ponto biométrico integrado ao software de tratamento de ponto emite relatórios gerenciais seguros e confiáveis para os gestores. Dessa forma, o RH tem acesso ao registro completo de marcação de ponto, o que permite avaliar de maneira assertiva a situação de cada colaborador.

Outra vantagem é o acesso aos dados em tempo real, com indicadores importantes para avaliar o desempenho da equipe. Isso garante mais eficiência e assertividade na gestão de pessoas, já que tanto as análises críticas quanto a tomada de decisão são facilitadas.

BÔNUS! Redução de custos 

O custo-benefício de um sistema de ponto biométrico reside no desenvolvimento de todas as alternativas anteriores. A redução de custos da empresa, assim, se torna nítida em diversos aspectos, tais como: redução de custos com horas extras e processos judiciais, economia de tempo e melhora na produtividade.

Ao implementar o relógio de ponto biométrico, observa-se que o investimento realizado no equipamento e software retorna em forma de economia a médio e longo prazo. Vale ressaltar que esse tipo de equipamento deve ser homologado pelo Ministério do Trabalho, com selo do Inmetro para atestar sua qualidade e segurança.

Como instalar o relógio de ponto biométrico?

Agora que você já conhece as principais vantagens do relógio de ponto biométrico para pequenas empresas, que tal entender como funciona a instalação e implementação do sistema? Veja como é simples:

1. O primeiro passo é avaliar a necessidade da empresa e escolher o modelo mais adequado de relógio de ponto eletrônico. Considere, por exemplo, a quantidade de funcionários e as peculiaridades das jornadas de trabalho.

2. Procure por uma empresa especializada em implementação de sistemas de ponto eletrônico, a fim de garantir os melhores equipamentos e assistência técnica.

3. Adquira um relógio de ponto biométrico adequado com a legislação trabalhista. Ou seja, o dispositivo deve ser homologado pelo Ministério do Trabalho e possuir selo de certificação do Inmetro. Caso ele não tenha essas características, não será considerado válido.

4. Escolha um local de fácil acesso dentro da empresa para a instalação do equipamento. É importante que todos os funcionários consigam acessar a área para realizar a marcação de horário tanto no início quanto no término do expediente.

5. Faça a integração do relógio com um software de tratamento de ponto e treine o RH para garantir o melhor uso do sistema. Esse treinamento é oferecido pela própria empresa contratada para instalação.

6. Registre todas as informações referentes à jornada de trabalho, como horário de início e fim de cada turno e intervalos. 

7. Registre as digitais de todos os colaboradores e informe também os dados pessoais de cada um, além do número do PIS.

8. Faça a gestão do ponto para garantir que os relatórios gerados possam ser utilizados no fechamento da folha de pagamento.

9. Oriente os funcionários para realizar diariamente a marcação do ponto ao chegar e sair da empresa, sem esquecer dos intervalos.

10. Caso surjam dúvidas a respeito do uso ou precise de assistência técnica e manutenção, entre em contato com a empresa contratada. 

Conheça os modelos de relógio de ponto biométrico 

O ponto biométrico é o mais avançado modelo de relógio de ponto eletrônico disponível atualmente. Dos dispositivos mais simples àqueles que atendem às jornadas de trabalho mais complexas, é possível encontrar soluções que aliam tecnologia e praticidade para uma rotina mais segura dentro das empresas. 

O Control ID Class é o relógio de ponto eletrônico que utiliza a melhor tecnologia do mercado para marcação de ponto biométrico. O dispositivo atende às especificações do Ministério do Trabalho e suas mais recentes portarias. Além disso, é certificado pelo Inmetro. O sistema possui capacidade para registro de até 15 mil digitais, tem web server embarcado e acompanha software de tratamento de ponto.

O relógio de ponto biométrico Top Data Inner REP Plus também é certificado pelo Inmetro e homologado pelo Ministério do Trabalho. Seu display touch screen garante mais agilidade no dia a dia, afinal, facilita o manuseio para os usuários. É um equipamento com comunicação via USB ou TCP/IP, de acordo com a preferência da empresa para armazenamento dos dados. 

Já o relógio de ponto ID Class V 373 também possui homologação do Inmetro e Ministério do Trabalho, atendendo aos requisitos das empresas que não possuem obrigatoriedade do ponto eletrônico com impressão de comprovante físico. Ele também pode ser integrado à folha de pagamento, dando fim às horas extras indevidas e custos desnecessários. 

Por que sua empresa precisa ter um relógio de ponto biométrico?

Como se pode ver, todos os modelos disponíveis atualmente oferecem funções voltadas à produtividade e ao desempenho da empresa. Por isso, os gestores que desejam eliminar as marcações manuais e, com isso, reduzir custos desnecessários, bem como dar fim às horas extras indevidas, encontram no relógio de ponto biométrico um grande aliado.

Os dispositivos podem ser integrados com a folha de pagamento por meio de um software de tratamento de ponto que oferece diversas funcionalidades. Entre elas está a emissão de relatórios completos sobre a jornada de trabalho. Assim, a empresa consegue avaliar individualmente os funcionários e implantar uma política de ponto que evita problemas trabalhistas e garante um controle total da jornada de trabalho. 

Leia também: Saiba porque o seu RH deve estar atento à cibersegurança

Aqui na KL Quartz, trabalhamos com os melhores sistemas para otimizar sua rotina empresarial e garantir os melhores resultados. Para saber mais sobre relógios de ponto, entre em contato agora mesmo!