Quando se fala em agilidade, eficiência e segurança, dois dispositivos são essenciais para organizações de todos os portes. Estamos falando do relógio ponto e do controle de acesso. Com eles, é possível controlar e registrar não apenas as jornadas de trabalho, como o fluxo de pessoas na empresa. Embora suas funcionalidades sejam conhecidas, é preciso, ainda, saber quando realizar a manutenção do relógio ponto e controle de acesso. Assim, pode-se mantê-los em pleno funcionamento, evitando inconvenientes no dia a dia.

Entenda mais sobre relógio ponto

Antes de falarmos sobre os cuidados de manutenção, vamos relembrar como funciona um relógio ponto? Apesar de ser obrigatório para empresas com, pelo menos, 20 funcionários, o relógio de ponto pode ser implementado por qualquer organização. Aliás, ele é cada vez mais procurado, pois oferece praticidade, eficiência e otimiza a rotina empresarial. Esse dispositivo é utilizado para registrar as jornadas de trabalho dos funcionários. Assim, garante-se maior respeito às horas trabalhadas.

Sendo assim, a legislação prevê seu uso em determinados casos, porém, sua implementação representa benefícios para muitas empresas. Afinal, ele realiza o acompanhamento das jornadas e, quando aliado a softwares e outras ferramentas de gestão, oferece um panorama atualizado sobre cada colaborador. Ou seja, o próprio funcionário pode se sentir mais tranquilo em relação aos dados registrados. E mais: a equipe de RH tem mais praticidade para o fechamento da folha de pagamento, por exemplo. 

Entre as vantagens do relógio ponto está a segurança jurídica que ele oferece à empresa e ao colaborador. Isso ocorre já que seus dados servem como prova legal, mensurando horas trabalhadas, folgas, atrasos e horas extras. Assim, a gestão administrativa tem maior controle e o funcionário pode verificar as informações de forma simples sempre que desejar.

Nesse sentido, existem relógios ponto com diferentes funcionalidades, que atendem a todos os perfis de empresas. São duas variações disponíveis, sendo o relógio ponto cartográfico o mais simples, indicado para pequenas empresas. Ele realiza a leitura dos cartões de ponto dos funcionários, registrando de forma mecânica os horários de entrada e saída. Assim, é uma opção para organizações que desejam substituir o antigo livro-ponto por um sistema moderno e eficiente.

Outra opção são os relógios ponto eletrônicos, que otimizam a rotina e podem ser integrados à folha de pagamento. Nesse caso, a marcação do ponto pode ocorrer por leitura biométrica (com as digitais do trabalhador), senha numérica ou aproximação de cartão. Mas, atenção! Para aderir ao relógio eletrônico, é necessário estar atento às normas previstas pelo Ministério do Trabalho. Entre as regras está a emissão de comprovantes para cada colaborador. 

Como funciona o controle de acesso?

Agora que você já sabe como funciona o relógio ponto, que tal entender um pouco mais sobre os controladores de acesso? Esses dispositivos estão sendo cada vez mais utilizados em estabelecimentos corporativos, comerciais e residenciais. Para resumir, o objetivo do controle de acesso, como o nome sugere, é controlar a entrada e saída de pessoas. Ou seja, a partir dele é possível controlar o fluxo de pessoas no interior de um local. Além de impedir a entrada de indivíduos não-autorizados, mantém a segurança e a tranquilidade na rotina.

De forma simplificada, o controle de acesso é constituído de um dispositivo que barra a entrada livre em um local. Além disso, pode ser aliado a softwares específicos. Para liberar o acesso, deve-se inserir uma senha numérica, leitura biométrica ou aproximação de tag ou cartão. Nesse sentido, podem ser utilizados identificadores multifuncionais em portas e portões ou, de acordo com a situação, catracas e cancelas. Aliás, o controle de acesso é muito utilizado em estacionamentos, permitindo a entrada somente de veículos liberados.

Com isso, o controle de acesso ajuda a otimizar a gestão do fluxo de pessoas em locais de acesso restrito e permite acompanhar o volume de pessoas. Porém, esse mecanismo também é muito utilizado para reforçar a segurança. Afinal, a partir de sua implementação, se tem maior controle sobre quem acessa uma determinada área. Logo, é possível evitar a entrada de pessoas não-autorizadas e até mesmo mal-intencionadas. 

Manutenção de relógio ponto e controle de acesso

Depois de entender como funcionam esses dispositivos, vamos falar sobre a manutenção? Assim como em outros equipamentos, realizar a manutenção adequada é fundamental para o pleno funcionamento. No caso do relógio ponto, trata-se de um dispositivo com alto uso no dia a dia. Dessa forma, é esperado que esteja funcionando adequadamente, afinal, é responsável pelo registro de informações importantes . No caso de qualquer erro ou falha, pode-se colocar em risco os dados coletados, implicando em questões trabalhistas, inclusive. 

A manutenção do relógio ponto deve ser feita pela empresa especializada para garantir o melhor serviço. Isso permite que todas as particularidades do produto sejam respeitadas, bem como as especificações do fabricante. Em geral, manutenções costumam ser realizadas quando um problema é detectado – a essa, damos o nome de manutenção corretiva. O principal objetivo, assim, é corrigir o erro detectado, para que não prejudique o funcionamento do sistema.

No entanto, existem manutenções periódicas indicadas tanto pelo fabricante, quanto pela empresa de implementação. Esse tipo de serviço é chamado de manutenção preventiva, para prevenir erros graves. O objetivo, nesse caso, é evitar que falhas se transformem em problemas sérios para o aparelho. Com isso, se tem maior segurança e tranquilidade no dia a dia, identificando erros antes que eles representem qualquer prejuízo para a empresa e seus funcionários. 

Sinais de que seu relógio ponto precisa de manutenção

Existem alguns sinais que podem funcionar como um alerta de que está chegando a hora da manutenção. Por isso, é importante estar atento e observar o funcionamento do dispositivo no dia a dia. Por exemplo, caso o relógio ponto apresente lentidão em suas funções diárias, demorando para registrar horários ou para imprimir comprovantes, pode ser necessário realizar algum conserto.

Se observar falhas de comunicação entre o dispositivo e seu software de tratamento de ponto, também é importante verificar. Em alguns casos, além de problemas na emissão de comprovantes, podem ocorrer danos no leitor biométrico, dificultando a identificação do funcionário. Se notar danos físicos, quebra de peças e outros problemas, imediatamente informe a empresa responsável.

O indicado é que as manutenções sejam realizadas com periodicidade, pois isso evita o surgimento de falhas graves. O tempo entre uma manutenção e outra vai depender do fluxo de colaboradores e uso do equipamento. Por isso, o ideal é contar com uma empresa de confiança. Ela deverá orientar o melhor uso e as datas previstas para as manutenções, de modo que o sistema seja preservado.

E a manutenção do controle de acesso?

Em geral, o mesmo ocorre para a manutenção do controle de acesso. É fundamental mantê-la em dia, uma vez que o dispositivo é responsável pela segurança dos usuários. Os sistemas ajudam a verificar quem acessa locais, sejam eles residenciais ou comerciais, portanto, espera-se que estejam em pleno funcionamento. As manutenções periódicas do controle de acesso têm o objetivo de identificar falhas e corrigi-las antes mesmo de se tornarem um problema.

Com as manutenções preventivas, as situações de paradas, que podem colocar em risco a segurança do local, são evitadas. Além disso, existem as manutenções corretivas, essenciais quando se identifica um erro. Com ela, são realizados ajustes para que o controle de acesso retome seu funcionamento adequado. Em alguns casos, pode ser necessário trocar peças ou, ainda, atualizar o sistema. 

É importante ressaltar que a manutenção adequada aumenta a vida útil do equipamento, seja controle de acesso ou relógio ponto. Assim, é possível evitar gastos inesperados, reduzir custos e, ainda, otimizar o tempo. 

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