Cumprir a legislação e manter os processos internos organizados nunca foi tão importante para empresas que desejam crescer de forma sustentável. Com a intensificação da fiscalização e a crescente exigência por transparência nas relações de trabalho, o compliance trabalhista tornou-se um pilar essencial para qualquer organização.

Nesse cenário, o uso adequado do relógio de ponto é um dos elementos mais estratégicos para garantir a conformidade com a legislação, evitar autuações e proteger tanto a empresa quanto seus colaboradores. 

Afinal, mais do que marcar entradas e saídas, o controle de ponto é uma ferramenta que contribui diretamente com a gestão e a segurança jurídica.

Neste artigo, você vai conhecer as melhores práticas para manter sua empresa em dia com o compliance trabalhista no uso do relógio de ponto, protegendo sua operação e fortalecendo a confiança com a equipe.

O que é compliance trabalhista e por que importa?

O compliance trabalhista refere-se a um conjunto de ações, políticas e condutas que uma empresa adota para garantir que todas as suas práticas estejam de acordo com a legislação trabalhista vigente.

Isso inclui desde o cumprimento de jornadas e pausas, até o correto pagamento de horas extras, adicional noturno e benefícios previstos em acordos coletivos. O descumprimento dessas regras pode gerar multas, ações judiciais, desgaste da imagem da empresa e perda de talentos.

Nesse contexto, adotar boas práticas de controle de ponto é uma forma eficiente de fortalecer o compliance trabalhista, garantindo registros confiáveis e passíveis de auditoria.

Como o relógio de ponto contribui para o compliance trabalhista?

O relógio de ponto é uma ferramenta estratégica de gestão de pessoas e de proteção legal. Seu uso adequado oferece uma série de benefícios, como:

• Transparência nos registros de jornada;
• Redução de passivos trabalhistas;
• Prevenção de fraudes e inconsistências;
• Facilidade na apuração de horas extras e banco de horas;
• Base sólida para processos de auditoria e fiscalização.

Porém, para que todos esses benefícios se concretizem, é preciso que o uso do dispositivo esteja alinhado às boas práticas do compliance trabalhista.

Boas práticas de compliance trabalhista no controle de ponto

Separamos abaixo algumas diretrizes fundamentais para garantir a conformidade trabalhista no uso do relógio de ponto em sua empresa:

1. Utilize relógios de ponto homologados pelo MTE;
2. Faça manutenções periódicas nos equipamentos;
3. Invista em sistemas integrados;
4. Crie políticas internas claras;
5. Ofereça treinamentos e orientações;
6. Monitore os dados regularmente;
7. Armazene os dados de forma segura.

Entenda melhor!

1. Utilize relógios de ponto homologados pelo MTE

A Portaria 671 do Ministério do Trabalho estabelece regras específicas para o uso de sistemas de registro de jornada. Os relógios eletrônicos devem ser homologados e certificados, garantindo que os dados não possam ser alterados manualmente. Isso assegura integridade, segurança e rastreabilidade dos registros.

2. Faça manutenções periódicas nos equipamentos

A confiabilidade do ponto depende da manutenção preventiva dos dispositivos. Por exemplo, um equipamento descalibrado ou com falhas técnicas pode gerar registros errôneos e colocar em risco o compliance trabalhista. Assim, contar com suporte técnico qualificado é essencial para evitar esses problemas.

3. Invista em sistemas integrados

Os relógios de ponto modernos podem ser integrados a sistemas de gestão de RH e folha de pagamento. Essa integração reduz erros manuais e melhora a eficiência do processamento de informações. Além disso, facilita a apuração correta de jornadas, horas extras e ausências.

4. Crie políticas internas claras

Ter uma política de controle de ponto bem definida é uma exigência das boas práticas de compliance trabalhista. Ela deve esclarecer, por exemplo:

• Como e quando o colaborador deve registrar o ponto;
• Penalidades em caso de não marcação;
• Procedimentos para ajustes e justificativas;
• Regras específicas para home office ou trabalho externo.

É importante que os gestores comuniquem de forma clara aos colaboradores todos os detalhes dessa política – que deve estar sempre acessível à equipe.

5. Ofereça treinamentos e orientações

É essencial que toda a equipe, especialmente os gestores e responsáveis por RH, estejam bem orientados quanto ao uso do sistema de ponto. Nesse sentido, realizar treinamentos periódicos ajuda a evitar erros e reforça a importância da conformidade.

6. Monitore os dados regularmente

Não basta apenas coletar os dados, é preciso analisar os registros de jornada com frequência, identificar padrões de inconsistência, verificar eventuais horas extras não autorizadas e corrigir falhas rapidamente. Essa rotina demonstra o comprometimento da empresa com o compliance trabalhista.

7. Armazene os dados de forma segura

A legislação exige que os registros de jornada fiquem disponíveis por até cinco anos. Por isso, é fundamental manter backups automáticos e contar com sistemas que ofereçam segurança e criptografia dos dados, garantindo o acesso em caso de auditorias ou litígios trabalhistas.

Como o controle de ponto se adapta à LGPD?

O compliance trabalhista também está diretamente relacionado à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Afinal, o controle de jornada, especialmente quando realizado com um relógio ponto eletrônico com software de tratamento, lida com dados sensíveis dos colaboradores.

Logo, as empresas que utilizam sistemas de ponto devem garantir:

• Consentimento para uso dos dados, quando necessário;
• Transparência sobre o tratamento das informações;
• Acesso restrito aos dados sensíveis;
• Criptografia e proteção contra vazamentos.

Portanto, a escolha de um fornecedor confiável para o seu sistema de ponto é um passo fundamental para atender a essas exigências da LGPD e fortalecer o compliance da empresa.

O que considerar ao escolher uma solução de ponto?

Para garantir que seu sistema de controle de jornada esteja alinhado ao compliance trabalhista, leve em conta os seguintes fatores na hora de escolher a tecnologia:

• Certificação e homologação pelo Ministério do Trabalho;
• Facilidade de configuração e uso;
• Suporte técnico especializado;
• Capacidade de integração com outros sistemas;
• Segurança da informação e proteção de dados;
• Relatórios e funcionalidades de auditoria.

Optar por soluções completas, como as que você encontra na KL Quartz, é uma forma de garantir tranquilidade e conformidade com as exigências legais.

Compliance trabalhista: um compromisso com a integridade e o futuro da sua empresa

Adotar boas práticas de compliance trabalhista no uso do relógio de ponto não é apenas uma medida de segurança jurídica, mas também uma demonstração de compromisso com a ética, a transparência e a valorização das pessoas.

Em um mercado competitivo, as empresas que investem nesse tipo de controle conseguem evitar multas e ações trabalhistas, mas também constroem uma cultura mais justa, eficiente e sustentável.

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