Publicada em 2021, a Portaria 671 ainda gera dúvidas em gestores e profissionais de RH. Por aqui, já falamos sobre esse tema, mas vale acompanhar as informações a seguir para aprofundar seus conhecimentos. Como sabemos, trata-se da nova lei de ponto, mas seus tópicos vão muito além, atualizando de forma geral as diretrizes trabalhistas. 

Desvendando a Portaria 671

A Portaria 671 foi publicada em novembro de 2021 e, poucos meses depois, passou a ser complementada pela Portaria 1.486, de junho de 2022. Com elas, as empresas tiveram o prazo encerrado em janeiro de 2023 para se adequarem às alterações vigentes. É importante entender que as mudanças nas leis que regem o trabalho são essenciais para manter tanto a empresa, quanto o trabalhador, atualizados em relação às transformações do mercado.

De maneira geral, a Portaria 671 aborda pontos importantes, incluindo a contratação de profissionais, o uso da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e até mesmo as modalidades de registro de ponto. Assim, são orientações importantes para o gestor e, sobretudo, para os profissionais de RH, que devem se manter atentos às novidades. 

O que muda com a Portaria 671?

Em primeiro lugar, é importante atentar para as mudanças que a nova portaria traz em relação ao controle de ponto e registro de jornadas. A finalidade máxima é otimizar os processos, facilitando a rotina do RH, além de assegurar os direitos do trabalhador. Entre as novidades mais importantes estão os coletores de registro eletrônico de ponto convencional (REP-C), alternativo (REP-A) e por programa (REP-P).

Além disso, a Portaria 671 prevê determinações a respeito da prorrogação de jornadas de trabalho, em especial nas atividades insalubres. Veja o que diz o Art. 64:

“Art. 64. Nas atividades insalubres, quaisquer prorrogações de jornada só poderão ser praticadas mediante autorização da chefia da unidade de segurança e saúde no trabalho da unidade descentralizada da Inspeção do Trabalho correspondente, salvo nas hipóteses de:

I – jornada de 12 horas de trabalho por 36 ininterruptas de descanso; ou

II – haver acordo ou convenção coletiva de trabalho autorizando expressamente a prorrogação”.

Portaria 671: a portaria do ponto eletrônico 

No entanto, um dos principais marcos da Portaria 671 é justamente a regulamentação do ponto eletrônico. Com as novas diretrizes fornecidas pelo Ministério do Trabalho, há uma orientação comum para o funcionamento da modalidade, conforme veremos a seguir.

Assim como já estava previsto na Portaria 1.510, o registro de ponto segue obrigatório para as empresas com mais de 20 funcionários. Outro detalhe importante é que a nova portaria permite, em exceção, adotar o ponto manual. Porém, é preciso haver um acordo individual escrito, convenção coletiva ou um acordo coletivo de trabalho para que a modalidade possa ser adotada.

Conheça as modalidades de Registrador Eletrônico de Ponto (REP)

Como visto anteriormente, a Portaria 671 estabelece três modelos de Registrador Eletrônico de Ponto (REP). São eles: convencional (REP-C), alternativo (REP-A) e por programa (REP-P). Entenda como cada um funciona a seguir.

REP-C: Registrador Eletrônico de Ponto Convencional

Como o próprio nome sugere, trata-se de um registro eletrônico de ponto convencional. De maneira geral, esse tipo de aparelho é instalado na empresa, para que os colaboradores possam acessá-lo com facilidade. É importante lembrar que o REP-C é manual e precisa ser aprovado pelo INMETRO. 

Além disso, deve atender aos requisitos da Portaria 1.486, que inclui: relógio interno de tempo real; mostrador não-analógico; bobina de papel; armazenamento permanente; mecanismos de alteração de dados.

REP-A: Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo

De maneira resumida, podemos dizer que o REP-A é um modelo híbrido, ou seja, atende tanto ao registro manual de ponto, quanto ao registro eletrônico. Para utilizar essa modalidade, conforme orienta o artigo 77 da Portaria, o REP-A deve estar descrito no contrato de trabalho. Ou, ainda, deve ser permitido pela Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria. 

As empresas que desejam adotar esse método para registro das jornadas de trabalho precisam atender às seguintes orientações da Portaria 671: 1) utilizar um REP-A que permita a identificação do empregador e do empregado; 2) Disponibilizar, para fins de fiscalização, as marcações registradas pelo trabalhador, seja in loco ou de forma remota.

REP-P: Registrador Eletrônico de Ponto Por Programa

Certamente, o REP-P é a grande novidade da Portaria 671 no que se refere ao registro das jornadas de trabalho. Isso porque, o registrador de ponto por programa, como o próprio nome sugere, utiliza programas para otimizar o controle. Como se pode ver, trata-se de uma solução digital, assim, o sistema deve ser registrado no INPI e seguir, ainda, outros requisitos conforme orienta o anexo IX da portaria.

Veja o que diz o parágrafo único do artigo 85 da Portaria 671 sobre o REP-P:

“Parágrafo único. Coletores de marcações são equipamentos, dispositivos físicos ou programas (softwares) capazes de receber e transmitir para o REP-P as informações referentes às marcações de ponto”. 

Para entender melhor, conheça os artigos 78 e 91.

“Art. 78. O REP-P é o programa (software) executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro nos termos do art. 91, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho”.

“Art. 91. O REP-P deve possuir certificado de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, atender ao art. 78 e aos requisitos elencados no Anexo IX”.

Com o REP-P a empresa e o funcionário podem usufruir de mais facilidade para o registro de ponto. Isso porque ele pode ser feito de qualquer lugar, com a possibilidade, ainda, de incluir um software para tratamento de ponto. Ou seja, os profissionais de RH têm acesso a uma solução moderna, eficiente e totalmente adaptada às demandas da atualidade.

Com o programa de tratamento das informações é possível otimizar o processo de fechamento. Assim, o próprio software realiza o cálculo de horas, identifica horas extras, faltas e atrasos e, ainda, confere as informações de acordo com a jornada definida. É um método inteligente para acabar com erros de cálculo que podem prejudicar a empresa e resultar em ações trabalhistas.

Como adotar o modelo REP-P?

Como visto acima, o REP-P é um software para registro de horas de trabalho autorizado pela Portaria 671. Porém, para adotá-lo na rotina da organização, é necessário atender a alguns requisitos, de acordo com as orientações do Ministério do Trabalho.

Em primeiro lugar, o REP-P deve ser executado na nuvem ou em um servidor dedicado. Na sequência, deve-se atentar ao uso do software, afinal, ele deve ser destinado única e exclusivamente para o registro das jornadas de trabalho.

Ainda, ele precisa emitir documentos decorrentes da relação de trabalho e ter a capacidade de realizar controles de natureza fiscal trabalhista. Ou seja, deve estar apto a registrar entrada e saída de funcionários na empresa. Além disso, é importante reforçar que ele precisa ser certificado junto ao INPI e cumprir os requisitos do anexo IX da Portaria 671.

São eles:

1. Possuir ou acessar relógio que mantenha sincronismo com a Hora Legal Brasileira (HLB), disseminada pelo Observatório Nacional (ON), com uma variação de no máximo 30 (trinta) segundos.

2. Acesso a meio de armazenamento com redundância, alta disponibilidade e confiabilidade, denominado Armazenamento de Registro Eletrônico de Ponto Convencional REP (que, por sua vez, tem diversos outros requisitos).

3. Realizar marcação de ponto, composta da data, hora e fuso horário, obtida de forma confiável.

Detalhes importantes sobre o REP-P de acordo com a Portaria 671

Um detalhe primordial acerca da implementação do REP-P para controle da jornada de trabalho é evidenciado no artigo 83 da portaria. Nele, está registrado que “o programa de tratamento de registro de ponto, independentemente do sistema de registro eletrônico de ponto utilizado, deve gerar o Arquivo Eletrônico de Jornada, conforme Anexo VI, e o relatório Espelho de Ponto Eletrônico, conforme art. 84”.

Dessa forma, é possível entender que o REP-P não se caracteriza somente como um software, ou seja, um programa utilizado para o registro de ponto. Afinal, nesse caso, estamos falando de um simples coletor. Além disso, o REP-P não se resume a um programa para tratamento de ponto, que é algo distinto, conforme a Portaria 671. O REP-P é uma solução moderna que oferece inúmeros benefícios para a empresa que o utiliza. Porém, ele também é extremamente vantajoso para os trabalhadores.

5 benefícios do Registrador Eletrônico de Ponto Por Programa (REP-P)

1. Automação de processos

O REP-P garante mais praticidade na rotina de trabalho, uma vez que centraliza em um único local todas as informações referentes às jornadas de trabalho. Assim, o colaborador registra seu horário de entrada e saída, além de intervalos, e com facilidade o profissional de RH tem acesso a elas diretamente pelo sistema. Sem a necessidade de contabilizar manualmente as informações.

2. Facilidade no registro de ponto

Como visto acima, o REP-P tem como característica primordial a facilidade que oferece ao funcionário e ao RH. Isso é especialmente útil em empresas com grandes equipes, uma vez que evita filas na hora de registrar o ponto, por exemplo. Assim, o REP-P lança mão de soluções modernas que otimizam esse momento crucial na rotina do trabalhador.

Ele pode, inclusive, utilizar dispositivos móveis para fazer o seu registro, ou mesmo um programa no computador. Além disso, o REP-P é indicado para empresas que possuem trabalhadores na modalidade home office ou colaboradores que trabalham na rua, como os vendedores externos.

3. Dados atualizados em tempo real

Outro benefício do REP-P, com a nova Portaria 671, é a possibilidade de verificar os dados em tempo real. Ou seja, tão logo o colaborador registra seu ponto, a equipe de RH pode acessar o registro. Essa é uma funcionalidade que oferece mais autonomia e liberdade para o gestor, que pode acompanhar a qualquer momento e em qualquer local dados importantes sobre a sua organização.

Outra situação são os registros de ponto realizados de forma off-line. Nesse caso, eles são registrados e computados na nuvem tão logo o dispositivo possa ser conectado à internet. Mas, mesmo nessa situação, os dados computados são referentes à hora e ao local originalmente referenciados no momento do registro. 

4. Sistema seguro e altamente confiável

Como visto ao longo do artigo sobre a Portaria 671, o REP-P é um programa altamente seguro e confiável e deve atender a todos os requisitos previstos na portaria. Dessa forma, suas informações têm validade legal, uma vez que os dados não podem ser alterados depois de registrados.

Porém, é importante saber que, se por alguma razão, o colaborador ou a empresa precisar alterar alguma informação registrada no sistema, tudo ficará salvo no programa. Inclusive, o sistema pode ser auditado, o que reforça a confiabilidade dos registros.

Outro recurso interessante do REP-P é a possibilidade de integrá-lo a um leitor biométrico, utilizado a digital ou a face do funcionário. Assim, o sistema fica ainda mais seguro, com soluções de geolocalização e sistema anti-fraude, tudo isso totalmente adequado às normativas da LGPD. 

5. Relatórios completos para gestão de RH

Por fim, uma vantagem importante do REP-P diz respeito aos relatórios completos que o sistema é capaz de gerar. Ou seja, ele é um grande aliado tanto dos gestores, quanto da equipe de RH, uma vez que fornece relatórios aprofundados com base nas informações desejadas.

Ao definir os dados que deseja analisar, por exemplo para conferir a jornada de trabalho de um funcionário em específico, basta que o gestor os solicite na ferramenta. Em poucos minutos, o REP-P fornecerá um relatório completo, evitando erros na coleta de informações, dados defasados e dificuldades na organização de planilhas. Ou seja, é um detalhe da Portaria 671 voltado a melhorias na organização interna que beneficia empresas e trabalhadores.

Leia também: Ponto eletrônico e LGPD: o que cuidar?

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