Programa que já estava em vigor para grandes empresas desde janeiro, passa a valer também para as de pequeno porte a partir deste mês

A tecnologia já há algum tempo vem transformando a administração e o processo produtivo das organizações e no que diz respeito as declarações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas não poderia ser diferente.

Instituído pelo Decreto nº 8373/2014, o eSocial, que vigora desde janeiro para as grandes empresas, passou a valer para as pequenas no início deste mês e, a partir de janeiro do ano que vem, também irá englobar os órgãos públicos.

Mesmo anunciado com antecedência, cada nova atualização no calendário do Programa causa grande apreensão nas empresas. No entanto, ao contrário do que muitos temiam, o Sistema Digital na verdade vai facilitar a vida dos empregadores, unificando a forma de comunicar ao Governo as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e dados sobre o FGTS.

Dessa forma, ao invés de preencher  e entregar formulários separadamente para a Secretaria da Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social  e Ministério do Trabalho, como era feito até então, as empresas poderão enviar todas as informações através de um só canal.

Como funciona o eSocial na prática?

De forma geral, todas as empresas deverão fornecer três tipos de registros para o Sistema Digital: eventos trabalhistas, folha de pagamento e outras informações tributárias, sendo que cada um deles precisa ser feito em uma ordem específica e dentro de uma prazo determinado. Portanto, é importante ficar de olho no calendário e se programar para ter todos os dados em mãos a tempo.

O eSocial diminuiu alguns procedimentos, tornando todo o processo menos burocrático, mas como a fiscalização agora é online e muito mais precisa, é necessário ficar atento para cumprir todas as obrigações corretamente, sob pena de multa, que pode chegar a até 0.2% do faturamento do mês anterior.

Quais obrigações exatas as empresas devem comunicar ao Governo Federal através do eSocial?

Ao todo, 15 obrigações passam a ser comunicadas na plataforma digital unificada do eSocial:

• GFIP  – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social

• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT

• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.

• LRE –  Livro de Registro de Empregados

• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho

• CD –  Comunicação de Dispensa

• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social

• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário

• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte

• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais

• QHT – Quadro de Horário de Trabalho

• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais

• Folha de pagamento

• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS

• GPS – Guia da Previdência Social

Qual a ordem de envio dos arquivos?

O primeiro passo é registrar todos os dados dos trabalhadores no sistema, fornecendo as informações da empresa, as tabelas com cargos, funções e horários, além de cadastrar o vínculo empregatício.

Feito isso, a empresa estará habilitada a enviar os eventos obrigatórios do dia a dia, que são: cadastramento inicial da informação para validação de folha de pagamento, admissões (antes do primeiro dia de trabalho), alterações cadastrais ou contratuais, acidentes de trabalho, atestados de saúde, aviso de férias, afastamento temporário (saída e retorno), condição diferenciada de trabalho, estabilidade (CIPA, gestantes, etc), aviso prévio (e cancelamento), troca de atividade desempenhada, desligamento e reintegração.

Logo em seguida, deverão ser enviadas as informações referentes a folha de pagamento e feita a substituição da GFIP(Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada.

Por fim, a empresa terá de fornecer os dados de segurança e saúde dos trabalhadores.

O que o relógio de ponto tem a ver com o eSocial?

Tudo! O registro de ponto é um dos principais documentos para o fechamento da folha de pagamento, contendo a carga horária feita pelos trabalhadores e servindo como base para calcular adicional noturno, faltas e atrasos.

Embora a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) permita que o controle de ponto seja feito de forma manual ou mecânica, para apurar todas as informações exigidas pelo eSocial com rapidez para cumprir os prazos e segurança para evitar o retrabalho, certamente o mais indicado  é o relógio de ponto eletrônico.

Agora que você já sabe um pouco mais sobre o eSocial, fale conosco e agilize a coleta de dados da sua empresa com um relógio de ponto eletrônico!

Para consultar o calendário e mais informações sobre Programa, acesse o Portal oficial.