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Como acompanhar o ponto dos funcionários?

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O registro de ponto é obrigatório para todos os funcionários de empresas com pelo menos 10 colaboradores, segundo o Art. 74 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). Para realizar esse registro, são permitidos os registros de ponto manual, cartográfico ou eletrônico.

O controle de ponto serve para que a empresa saiba quanto deve pagar ao funcionário no final do período e também para que o trabalhador tenha controle sobre suas horas trabalhadas. Quanto mais tecnológico o método de registro de ponto, mais preciso ele é e menores são os riscos de erro e fraude no registro.

Imagine, por exemplo, uma empresa com 2.000 funcionários realizando o registro de ponto manual. Pense quantas pessoas e por quanto tempo seria necessário fazer as conferências e os cálculos na hora do fechamento da folha de pagamento. Além de todo o tempo envolvido, ainda é possível que os registros sejam feitos de forma incorreta, como um funcionário que chegou em um horário, mas registrou outro ou até uma pessoa fazer o apontamento no lugar de outrem.

Por isso, o relógio de ponto eletrônico é a melhor solução. Ele funciona por identificação biométrica, crachá de proximidade, crachá código de barras ou digitação de senha em seu display. Assim, as chances de erro ou fraude caem drasticamente.

Para um relação mais transparente entre empregador e empregado, é possível disponibilizar aos funcionários um acesso para que acompanhem todos os registros e controlem, dessa forma, suas horas trabalhadas. Da mesma forma, é possível que o empregador tenha acesso a todos os registros a qualquer momento, de onde estiver.

Achou interessante? Esse é o Módulo Web, um software de tratamento de ponto que permite acompanhar as marcações, cálculos, solicitar ajustes e esclarecimentos. O acesso pode ser feito de qualquer navegador ou através do aplicativo, com login e senha. As permissões podem ser ajustadas para cada um dos logins, permitindo diferentes níveis de acesso para os usuários.

Além de ajudar sua empresa e seus funcionários no controle do registro de ponto, horas extras e banco de horas, o Módulo Web também é facilita o envio das informações para o eSocial, uma exigência do Ministério do Trabalho que está sendo implantado gradativamente em todas as empresas desde o primeiro semestre deste ano.

Conheça todos os relógios de ponto e demais produtos  e acessórios  oferecidos pela KL Quartz. Entre em contato conosco agora mesmo e saiba como podemos ajudar sua empresa.

Importância do backup para as empresas

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Vivemos conectados e hoje em dia armazenamos informações, tanto pessoais quanto corporativas, em ambientes virtuais. Para as empresas, manter as informações em um meio digital facilita o acesso, a segurança e a organização. Os computadores possibilitaram grande avanço em termos de armazenamento de dados, mas junto com esse avanço veio também o risco de perda iminente de dados.

Os meios eletrônicos, como computadores, servidores ou notebooks, podem sofrer avarias e ter seus dados perdidos por falhas humanas, defeitos físicos ou desastres naturais. Por isso é fundamental manter backup das informações. Backup é a cópia de segurança dos seus dados, em que são feitas cópias dos seus arquivos e informações para serem utilizadas caso os originais sejam perdidos.

O Decreto nº 8373/2014, que instituiu o eSocial, determina que as empresas enviem as informações sobre o registro de ponto dos seus funcionários mensalmente ao sistema. Se esses dados forem perdidos e sua empresa não enviá-los no prazo, poderá ser multada.

Manter a organização dos dados e estar preparado para esses imprevistos pode evitar grandes problemas para a empresa. É possível programar backups periódicos em seu sistema e em seu relógio de ponto e armazená-los em outra máquina na própria empresa. Para oferecer ainda mais segurança, a KL Quartz disponibiliza o Software Secullum para Relógio de Ponto, com Backup Automático. O Software é homologado pela Portaria 1510 do Ministério do Trabalho e é o mais vendido em sua categoria, com uma interface amigável aos usuários e com todos os recursos necessários para o gerenciamento de ponto de maneira simples, ideal para empresas de pequeno e médio porte.

Conheça o Backup Automático Secullum

O Backup Automático é uma das vantagens do módulo WEB do Software de tratamento de Ponto da Secullum, que oferece também outros recursos, como atualização automática e acesso do ponto de qualquer local. Os Backups ficam salvos na nuvem, ou seja, em um servidor virtual, oferecendo maior segurança no seu armazenamento de dados. Desta forma, a qualquer momento que precisa reinstalar ou resgatar alguma informação do ponto, a mesma estará salva no banco de dados remoto.

Confie as informações da sua empresa à quem entende do negócio. Entre em contato com a KL Quartz e saiba como podemos ajudá-lo.

A inovação tecnológica nas empresas

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A tecnologia está cada vez mais presente no nosso dia a dia. Diversas atividades que antes eram realizadas manualmente foram automatizadas, como a correspondência, que era feita por cartas e agora é por emails, e as compras que cada vez mais são realizadas em ambientes digitais.
Para acompanhar essa evolução, as empresas precisam se modernizar e a melhor maneira de fazer isso é levando a inovação tecnológica para seus processos. Essa é a única maneira de sobreviver em um ambiente de concorrência cada vez mais acirrada.
É preciso perceber a tecnologia como uma ferramenta que impulsiona as empresas a melhorarem seus resultados, e não como uma mudança que vai substituir o trabalho humano. Com o surgimento de novas tecnologias, surgem também novas oportunidades de trabalho, pois as máquinas vem para substituir os trabalhos mais mecânicos e operacionais, representando uma evolução nas atividades e nos processos das empresas.

Lideranças nas organizações

Por isso a inovação tecnológica precisa ser compreendida como uma implementação visando melhorar o bem-estar dos colaboradores. Os líderes e gestores das empresas têm papel fundamental nessa evolução, pois são eles que tem a tarefa de levar para as empresas e para os seus funcionários a nova cultura que se formará a partir das mudanças que acontecem com o desenvolvimento.
O medo de implantar inovações tecnológicas é natural, mas precisa ser enfrentado e combatido com informação, pois a tecnologia avança a cada dia e deve ser vista como um facilitador do trabalho e do dia a dia.
Para o setor de RH, por exemplo, o avanço tecnológico otimizou processos e diminuiu os erros humanos. Já imaginou como era feita a folha de pagamento das empresas com centenas de funcionários? O controle de faltas e horários precisava ser feito manualmente, necessitando de tempo de um ou mais funcionários para fazer a verificação e os cálculos para que o pagamento mensal fosse feito corretamente. Com o avanço tecnológico, as empresas puderam adotar o ponto eletrônico, que realiza esse controle automaticamente e tem integração com o sistema de folha de pagamento, fazendo com que o trabalhador que realizava essa tarefa agora possa se dedicar a outra atividade.
E a sua empresa, investe em inovação tecnológica para melhorar os resultados? Modernize seus processos e qualifique sua equipe para estar sempre à frente da concorrência.

Como motivar os colaboradores

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Coordenar uma equipe ou uma empresa não é uma tarefa fácil. Lidar com pessoas é delicado e requer tato. Para fazer seu negócio dar certo, é fundamental contar com a colaboração dos funcionários. E se você consegue manter a equipe motivada, esse desafio é mais facilmente alcançado. Veja dicas de como motivar seus colaboradores e ter sucesso nos negócios:

Plano da empresa

Certifique-se de que todos os funcionários estão familiarizados com os objetivos da organização. Saber para onde a empresa pretende ir e qual o caminho a ser percorrido torna mais fácil o dia a dia dos envolvidos.

Papel de cada um

Deixe claro o papel de cada colaborador dentro da empresa. Mostre como o trabalho individual se encaixa na estrutura organizacional e a importância de cada um para o objetivo geral. Percebendo o seu papel no todo, os membros assumem o papel de pertencimento e tornam-se mais responsáveis com suas tarefas e com a empresa.

Entenda os indivíduos

Procure compreender as necessidades, sonhos e desejos individuais da sua equipe. Assim, você conseguirá entender o que motiva cada um e poderá trabalhar com diferentes estímulos para cada pessoa.

Dê a eles o que precisam

Além das motivações individuais, fornecer à sua equipe os equipamentos necessários para o trabalho pode aumentar a produtividade. Avalie a necessidade: um novo computador, um treinamento ou novo software podem ser um investimento que retornam em lucro exponencial à empresa.

Defina metas claras

Defina metas de produtividade, vendas ou o que mais se adequar ao seu negócio. Mas tome cuidado para não apontar metas inalcançáveis, pois isso terá um efeito contrário e deixará sua equipe frustrada. Aponte o objetivo dessas metas e auxilie seus colaboradores a criar estratégias para alcançá-las.

Celebre os bons resultados

Comemore quando um objetivo é alcançado ou quando o período está sendo bom, como um mês com crescimento nas vendas ou um trimestre com assinatura de novos contratos. Pequenas celebrações podem ser o bastante para motivar, como um e-mail de parabéns, uma festa de fim de ano ou uma pausa para um lanche coletivo no meio da tarde.

Seja exemplo

Uma das dicas mais importantes é você mostrar, na sua prática, o que você espera dos seus colaboradores. Se você é relapso, não cumpre prazos e não é pontual, fica difícil esperar que os funcionários o sejam. Esteja sempre disponível para auxiliar nas dificuldades de cada um. A liderança  é construída no dia a dia, com exemplos e atitudes.

Dê feedback

Positivo e negativo. Dê um retorno sobre o andamento das atividades e sobre os resultados. Tanto individual quanto coletivamente, exaltando os pontos positivos e sugerindo melhorias para os problemas. Dessa forma, seus colaboradores saberão onde estão acertando e quais os pontos precisam ser melhorados.

Seguir essas dicas vai aproximar você de seus colaboradores e ajudar a motivá-los. Busque compreender as particularidades da sua empresa e dos seus colaboradores para adequar os pontos necessários. Assim, os funcionários e a empresa crescem.

eSocial: saiba como funciona e prepare a sua empresa

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Programa que já estava em vigor para grandes empresas desde janeiro, passa a valer também para as de pequeno porte a partir deste mês

A tecnologia já há algum tempo vem transformando a administração e o processo produtivo das organizações e no que diz respeito as declarações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas não poderia ser diferente.

Instituído pelo Decreto nº 8373/2014, o eSocial, que vigora desde janeiro para as grandes empresas, passou a valer para as pequenas no início deste mês e, a partir de janeiro do ano que vem, também irá englobar os órgãos públicos.

Mesmo anunciado com antecedência, cada nova atualização no calendário do Programa causa grande apreensão nas empresas. No entanto, ao contrário do que muitos temiam, o Sistema Digital na verdade vai facilitar a vida dos empregadores, unificando a forma de comunicar ao Governo as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e dados sobre o FGTS.

Dessa forma, ao invés de preencher  e entregar formulários separadamente para a Secretaria da Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social  e Ministério do Trabalho, como era feito até então, as empresas poderão enviar todas as informações através de um só canal.

Como funciona o eSocial na prática?

De forma geral, todas as empresas deverão fornecer três tipos de registros para o Sistema Digital: eventos trabalhistas, folha de pagamento e outras informações tributárias, sendo que cada um deles precisa ser feito em uma ordem específica e dentro de uma prazo determinado. Portanto, é importante ficar de olho no calendário e se programar para ter todos os dados em mãos a tempo.

O eSocial diminuiu alguns procedimentos, tornando todo o processo menos burocrático, mas como a fiscalização agora é online e muito mais precisa, é necessário ficar atento para cumprir todas as obrigações corretamente, sob pena de multa, que pode chegar a até 0.2% do faturamento do mês anterior.

Quais obrigações exatas as empresas devem comunicar ao Governo Federal através do eSocial?

Ao todo, 15 obrigações passam a ser comunicadas na plataforma digital unificada do eSocial:

  • GFIP  – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social

  • CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT

  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.

  • LRE –  Livro de Registro de Empregados

  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho

  • CD –  Comunicação de Dispensa

  • CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social

  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário

  • DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte

  • DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais

  • QHT – Quadro de Horário de Trabalho

  • MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais

  • Folha de pagamento

  • GRF – Guia de Recolhimento do FGTS

  • GPS – Guia da Previdência Social

Qual a ordem de envio dos arquivos?

O primeiro passo é registrar todos os dados dos trabalhadores no sistema, fornecendo as informações da empresa, as tabelas com cargos, funções e horários, além de cadastrar o vínculo empregatício.

Feito isso, a empresa estará habilitada a enviar os eventos obrigatórios do dia a dia, que são: cadastramento inicial da informação para validação de folha de pagamento, admissões (antes do primeiro dia de trabalho), alterações cadastrais ou contratuais, acidentes de trabalho, atestados de saúde, aviso de férias, afastamento temporário (saída e retorno), condição diferenciada de trabalho, estabilidade (CIPA, gestantes, etc), aviso prévio (e cancelamento), troca de atividade desempenhada, desligamento e reintegração.

Logo em seguida, deverão ser enviadas as informações referentes a folha de pagamento e feita a substituição da GFIP(Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada.

Por fim, a empresa terá de fornecer os dados de segurança e saúde dos trabalhadores.

O que o relógio de ponto tem a ver com o eSocial?

Tudo! O registro de ponto é um dos principais documentos para o fechamento da folha de pagamento, contendo a carga horária feita pelos trabalhadores e servindo como base para calcular adicional noturno, faltas e atrasos.

Embora a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) permita que o controle de ponto seja feito de forma manual ou mecânica, para apurar todas as informações exigidas pelo eSocial com rapidez para cumprir os prazos e segurança para evitar o retrabalho, certamente o mais indicado  é o relógio de ponto eletrônico.

 

Agora que você já sabe um pouco mais sobre o eSocial, fale conosco e agilize a coleta de dados da sua empresa com um relógio de ponto eletrônico!

Para consultar o calendário e mais informações sobre Programa, acesse o Portal oficial.

Liderança em organizações

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Que os líderes são os principais representantes de uma empresa e peças centrais para o seu sucesso, ninguém duvida. Mas na nova economia, enfrentar os desafios de um mercado que muda constantemente e exige inovação contínua, não é tarefa fácil.

Se antes a função de um líder era puramente administrativa, hoje não basta estar no controle, pelo contrário, é preciso ser flexível para adaptar a organização às mudanças e até mesmo antecipá-las, em todos os aspectos.

A imagem corporativa importa

Foi-se o tempo em que os únicos fatores que influenciavam na decisão de compra eram a qualidade e o preço de um produto ou serviço. Na era digital, onde informação não falta, as pessoas estão cada vez mais conscientes do seu papel como consumidores e mais exigentes quanto a origem do que consomem.

A responsabilidade social se tornou obrigação e o relacionamento com o público, tão decisivo para o faturamento quanto aquilo que está realmente sendo negociado. Dessa forma, um líder, antes de qualquer coisa, deve ser capaz de construir uma imagem corporativa positiva não só para os colaboradores e stakeholders, como também para o público.

O líder e a gestão de pessoas

Em qualquer cenário, um líder só será verdadeiramente eficiente se souber gerenciar o capital humano da empresa, ou seja, as pessoas que fazem parte dela.

O líder deve vestir a camisa e  ser sempre uma fonte de inspiração, repassando a cultura da empresa, motivando as equipe e reunindo todos os setores em torno de um objetivo em comum: a missão da empresa.

Por isso, mesmo que não trabalhe dentro de um determinado setor ou faça parte diretamente de algum processo, o líder deve compreender a organização como um todo, para que a comunicação com os colaboradores seja horizontal e o feedback constante.

Reconhecendo as limitações

Ninguém é perfeito, nem mesmo aqueles com as maiores responsabilidades, e um bom líder sabe disso.

Um líder eficaz sabe reconhecer suas limitações e como saná-las, cercando-se de pessoas com capacidades que complementam as suas ou buscando parcerias que possam oferecer o suporte necessário para o perfeito funcionamento e crescimento da organização. O mais importante é atingir o objetivo.

O verdadeiro papel de um líder

Efetivamente, liderar uma organização inclui mais do que fechar negócios e fazer a gestão de pessoas.  Para alcançar metas consistentes e cumprir a missão da empresa, líderes eficazes devem aprender a coordenar tudo que envolve a corporação, gerenciando sua imagem pública, cercando-se de parceiros comprometidos para preencher as lacunas existentes e envolvendo os funcionários com argumentos e incentivos reais.

Se você é um líder e quer a melhorar os processos da sua empresa, com certeza você precisa da melhor solução de relógio de ponto para fazer a correta gestão dos horários dos seus funcionários. Fale conosco e nós te ajudaremos!

RH Moderno: um desafio necessário para as empresas

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Por mais tradicional e engessada que uma empresa seja, chega um momento em que se modernizar vira uma questão de sobrevivência.

A sociedade mudou e a tecnologia evoluiu muito, principalmente na última década, e para acompanhar essa transformação e adaptar-se a essa nova realidade, as organizações também precisaram evoluir em seus processos.

Na verdade, tudo isso faz parte de um ciclo que constantemente ganha novos contornos: o mercado muda, as estratégias, a forma de se trabalhar, o que é produzido e até mesmo a cultura e os valores da empresa. Mas é claro que a figura central desse novo cenário são as pessoas. O que faz do RH um dos departamentos mais importantes de uma empresa, e da sua modernização o primeiro passo para quem não quer ficar para trás.

Aquisições, lançamentos de novos produtos e novas oportunidades de negócio criam um ambiente estimulante, mas desafiador para o RH, especialmente em uma nova era de crescimento em torno da experiência do funcionário, onde é preciso ir além das transações para atender às necessidades do negócio.

A gestão de pessoas

A primeira grande mudança no trabalho dos Recursos Humanos é a própria gestão de pessoas, que tem como objetivo principal dar uma visão clara aos gestores sobre o perfil dos seus colaboradores, ou seja, sobre o capital humano da organização.

Junto com todas as possibilidades que essa maneira de gerir trouxe para o mercado, surgiram ainda ferramentas e alternativas para garantir ainda mais a assertividade desse tipo de gestão, como o mapeamento comportamental e a inclusão dos líderes de setores nos processos.

Como a gestão de pessoas é um processo baseado no capital de maior valor dentro das empresas, o RH deve explorar todas as possibilidades desse tipo de gestão para encontrar ferramentas eficazes que alinhem as necessidades e expectativas dos funcionários aos resultados esperados pela organização.

Tecnologia: a melhor aliada do RH

Modernizar o RH não é uma tarefa fácil. Pelo contrário, exige alterar processos rotineiros, vencer a resistência das pessoas, pensar e implementar novas soluções, entre tantas outras coisas.

Para tornar isso possível, se faz necessária uma mudança de postura que irá resultar em resultados reais na desburocratização, proatividade e inovação no setor de RH, automatizando inclusive tarefas indispensáveis na gestão de pessoas, como o controle de ponto.

A tecnologia vem se mostrado uma das maiores aliadas da modernização do RH e uma das melhores formas de otimizar procedimentos e dar mais segurança às tomadas de decisões. Graças a ela, os profissionais de RH finalmente ganharão tempo para desenvolverem um planejamento estratégico para o setor e preocupar-se com o que realmente importa: o capital humano.

Dessa forma, é possível criar um novo cenário que valoriza a visão centrada em talentos da força de trabalho, oferece ferramentas e políticas que incentivam a colaboração e trazem os insights necessários para que a gestão preveja o impacto nos negócios dos esforços modernos de RH.

Funcionários externos: como controlar o ponto e a produtividade?

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Se a sua empresa tem funcionários externos ou prestadores de serviço home office, certamente você já se perguntou se eles realmente estão cumprindo a jornada de trabalho acordada. Uma preocupação legítima e necessária, uma vez que, a falta de fiscalização pode comprometer a produtividade do colaborador e os resultados do seu negócio.

Além disso, o trabalho externo não afasta o direito do  funcionário receber horas extras, mas sem o controle de ponto, tanto o empregado quanto o empregador, ficam sem ter como comprovar o direito ou não ao benefício, abrindo brecha para tensões e processos trabalhistas.

É claro que não é do interesse do funcionário ir todos os dias até a empresa  unicamente para bater o ponto e tampouco da empresa pagar vale transporte somente para isso. Então, qual seria a solução?

Cada negócio tem seus próprios métodos, de acordo com o modelo de gestão. No entanto, de modo geral, algumas alternativas podem ajudar a resolver esse impasse.

Utilize aplicativos para controle de ponto

Uma das melhores opções para controlar o ponto remotamente são os aplicativos. Uma das últimas tecnologias do mercado que permite ao gestor acompanhar os horários de entrada, intervalo e saída dos funcionários de maneira eficiente.

Para os colaboradores a ferramenta também é bastante útil e fácil de acessar, bastando apenas se conectar ao aplicativo para registrar a sua carga horária e acompanhar suas horas trabalhadas, extras, atrasos e faltas.

Além destas vantagens de controle, alguns aplicativos, como o oferecido pela KL Quartz, por exemplo, possui geolocalização,  que permite saber o local exato em que o ponto foi registrado, garantindo que o colaborador esteja mesmo em seu local de trabalho.

Mas é importante esclarecer que o  Aplicativo em si não é válido para efeitos legais e deve sempre ser acompanhado das “Papeletas” ou Cartão ponto de Papel, devidamente preenchidos para a fiscalização. Na verdade,a finalidade do aplicativo é otimizar o tempo da empresa e facilitar o controle de ambos os lados quanto às horas trabalhadas.  Agilizando também, o fechamento dos dados exigidos pelo E-Social.

Gerencie as tarefas e estabeleça metas

Trabalhar com um gerenciador de tarefas onde os colaboradores precisam registrar o andamento das suas tarefas diárias, mais do que controlar o ponto, pode ser um ótimo método de garantir a produtividade dos trabalhadores externos, independente da função.

Se implementar um software não é viável para a empresa, determinar prazos para o cumprimento de um determinado número de tarefas e estabelecer metas por período também poderá ajudar o gestor, a controlar o trabalho da equipe, e os funcionários, a otimizarem o seu tempo de acordo com as prioridades.

Se faça presente, mesmo que virtualmente

Independente do ramo de negócio, todo gestor sabe que realizar reuniões periódicas para alinhar processos e garantir que o trabalho de toda equipe está fluindo de acordo com a política e expectativas da empresa é essencial. Afinal, um barco sem direcionamento fica a deriva e pode jamais chegar ao seu destino.

Por isso, é essencial que a empresa se faça presente em todos os setores, mesmo que virtualmente. E ferramentas para isso, como Skype e Hangouts, não faltam. Basta saber aproveitá-las.

Gostou das nossas sugestões? Se você quer implementar uma maneira eficiente de gerir o ponto dos seus funcionários externos e assegurar uma relação de trabalho justa para ambas as partes, fale conosco! A KL Quartz tem as melhores tecnologias para controle de ponto e pode ajudar você com soluções modernas como o Aplicativo do Software de Tratamento de Ponto.

Conheça três tipos de controle de ponto e escolha a melhor opção para sua empresa!

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Conheça os tipos de controle de pontos que vão se adequar melhor em sua empresa

 

A legislação determina que se você tiver uma empresa e tiver contratado mais de 10 funcionários, obrigatoriamente terá que instalar algum método ou sistema de controle de ponto, para registrar os horários de entrada e saída de cada um, bem como suas informações pessoais.  

É exatamente nesse momento que várias empresas, e também seus colaboradores, ficam se perguntando como é que funciona o sistema de controle de ponto e qual é o melhor método para se usar dentro de cada empresa.

Conheça alguns tipos de controle de ponto, suas vantagens e desvantagens e também aprenda como aplicar esse método moderno e inovador dentro da sua empresa.

Livro Ponto

O livro ponto ainda é muito utilizado em empresas com poucos funcionários

Esse é um dos primeiros formatos para controle de ponto dentro de uma empresa. O livro ponto, como é popularmente conhecido, é um caderno, ou folha mensal, que contém um calendário, com todos os dias do mês e também algumas informações de cada funcionário, como nome, departamento, número de identificação, etc.

No livro ponto, cada colaborador precisa registrar por escrito o horário que chega na empresa, que sai e retorna do almoço e também o horário que vai embora. Em alguns casos, é necessário que o colaborador também registre faltas e atrasos, que podem ser justificados ou não. Desse modo, cabe ao chefe a decisão de abonar essa falta ou atraso, dependendo do motivo, do contrário, o funcionário poderá ter o dia ou os minutos / horas descontados de sua folha de pagamento. Ao final do mês, o colaborador e a empresa devem registrar assinatura para demonstrar ciência.

É importante ficar atento!

Apesar de ser mais barato para as empresas, que irão disponibilizar apenas um caderno ou algumas folhas para impressão para fazer o controle de ponto, a grande desvantagem desse formato é que o funcionário pode preencher o horário errado no livro, isso para não registrar atrasos ou saídas antecipadas, por exemplo. Nesse caso, se a empresa não tiver um supervisor para ficar atento aos horários realizados por cada funcionário, o livro ponto acaba tornando-se inútil e facilmente questionável perante a justiça do trabalho.

Relógio Ponto Cartográfico

O cartão ponto possui todos os dias do mês, sendo quinze de um lado e quinze do outro

Um pouco mais moderno que o livro ponto, o relógio ponto cartográfico ainda é um método bastante usado por algumas empresas tradicionais.

Ele funciona da seguinte forma: quando o funcionário chega na empresa, ele insere um cartão ponto de papelão no aparelho de controle. Ali ele terá seu horário registrado, evitando o que no livro ponto acontece frequentemente, o preenchimento errado dos horários.

O cartão ponto possui todos os dias do mês, sendo quinze de um lado e quinze do outro. Nele, o funcionário preencherá os horários de entrada, saída e também do almoço, deixando em branco os finais de semana, caso não trabalhe, e também os feriados e alguns casos de emendas.

Desvantagens do ponto cartográfico

Apesar de ser um sistema mais moderno que o anterior, vale ressaltar que ele ainda não é o mais seguro e indicado, pois com ele os funcionários podem registrar os pontos uns pelos outros e sendo dessa forma, os horários verdadeiros podem ser alterados. Além de tudo, o fechamento do ponto cartográfico é manual e não tem nenhum software de apoio, então não é um método 100% para registro de controle de ponto.

Relógio Ponto Eletrônico

O relógio ponto eletrônico é o método mais fácil, seguro e moderno para sua empresa

O relógio ponto eletrônico é o mais moderno e vantajoso método para registro de pontos. Ele é instalado na empresa e quando o funcionário registra eletronicamente o seu ponto, o relógio armazena os horários em um software, onde fica guardado até o dia da emissão de relatórios e cálculos automáticos de horas no final de cada mês.

Para deixar tudo ainda mais moderno, outra vantagem desse modelo de relógio ponto é a identificação por biometria. Com ela, somente o próprio funcionário consegue registrar seu ponto, pois ele precisa colocar a sua digital no leitor de biometria. Esse sistema evita fraudes de horários e o registro de ponto feito uns pelos outros.

Ao registrar o ponto, é emitido um comprovante aos funcionários, que poderá ter um controle maior sobre os horários que faz para a empresa.

Uma das vantagens desse método de registro de ponto é que os relógios vem com uma saída USB, conhecida como FISCAL, que permite o acesso a todo o histórico de dados armazenados durante o mês, tornando-se essencial para o controle da própria empresa.

Um pouco burocrático, porém mais seguro

A geração mais moderna dos relógios pontos são os Registradores Eletrônicos de Ponto Homologados pelo Ministério do Trabalho. Eles são utilizados por todas as empresas regidas pelas normas CLT, pois, a partir de 10 funcionários, ela exige que o ponto, quando eletrônico, seja registrado neste tipo de equipamento.

Além de serem homologados pelo M.T.E, esses registradores de pontos são certificados pelo INMETRO, que confere uma assinatura digital para cada comprovante e, consequentemente, oferece maior confiança para a empresa.

Por fim, vale ressaltar que o ponto eletrônico é integrado com o sistema de folha de pagamento, facilitando o cálculo dos valores e a adequação da empresa ao E-Social.

Controle para sua empresa!

Estes são três tipos de controles de ponto existentes e a melhor escolha será aquela que se adequar melhor ao funcionamento de sua empresa e à rotina de seus colaboradores, atendendo todas as suas necessidades e regendo um controle muito maior e mais detalhado no final do mês.

Se você ainda tem dúvidas sobre os tipos de controle de ponto, nós podemos te ajudar! Entre em Contato com um de nossos consultores através do telefone (51) 3358.9494, ou pelo e mail: comercial@kl-quartz.com.br.

Ponto eletrônico: saiba como ele pode ajudar a reduzir os custos da sua empresa!

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Você lembra como era complicado acompanhar o registro de ponto feito manualmente? Graças a tecnologia, os antigos livros de ponto ficaram para trás e, hoje, com um sistema de ponto eletrônico, esse trabalho ficou muito mais fácil, rápido e eficiente, possibilitando uma gestão mais assertiva, além de diversas outras vantagens. Entre elas, a redução de custos.

Se a sua empresa ainda não se atualizou e continua no passado, é melhor ficar atento: otimizar gastos é necessário sempre, mas em tempos de crise se torna essencial para a sobrevivência e crescimento do seu negócio.

Por que se livrar do livro de ponto?

É fundamental  e obrigatório por lei que as empresas tenham os registros detalhados dos horários trabalhados por seus colaboradores, para realizarem o pagamento corretamente e evitarem processos trabalhistas. Mas, certamente um livro de papel onde o funcionário anota os dados a próprio punho não é a solução mais confiável, podendo se tornar o famoso “barato que sai caro” e oferecendo alguns riscos, como:

  • Informações incorretas, já que não há como saber se o horário registrado corresponde à realidade;

  • Possibilidade de extravio;

  • Dificuldade de localizar as informações, por serem anotações manuais corridas;

  • Desperdício de tempo para calcular os horários;

  • Risco de fraude, permitindo que os horários sejam alterados com facilidade;

Como o ponto eletrônico pode reduzir os custos da sua empresa?

Se você achou que teríamos uma única e simples resposta para essa complexa pergunta, está enganado. O ponto eletrônico não vai interferir somente em um processo da sua empresa, mas em diversos aspectos que, juntos, irão interferir no resultado final.

Conheça agora alguns deles:

Uma questão de produtividade

O lucro da sua empresa e como ela é vista pelos seus consumidores depende muito do desempenho dos seus funcionários. Certo? Certíssimo! Mas e se esses colaboradores ao invés de se dedicarem por 8hs diárias a sua empresa, como foi combinado no contrato de trabalho, por exemplo, produzirem por apenas 6hs? Quem irá suprir a demanda dessas outras 2hs?

Quando não existe controle do ponto dos funcionários, identificar um problema como esse é muito difícil, podendo gerar alguns prejuízos para a saúde financeira do seu negócio.

Sem o ponto eletrônico, se o gestor não acompanha de perto a equipe, a produtividade de todo o setor pode ficar comprometida, gerando descontentamento nos demais funcionários e deixando o Recursos Humanos sem mecanismos para comprovar  e descontar as horas devidas do funcionário negligente que não está cumprindo o seu horário.

Além disso, quando um funcionário é improdutivo, a qualidade do serviço que a sua empresa oferece também sofre, podendo levar você a perder clientes por insatisfação.

Por outro lado, com o ponto eletrônico, fica muito mais fácil medir o rendimento dos funcionários, detectar possíveis falhas e identificar períodos ociosos.

Otimização da rotina e visão clara do seu negócio

O controle confiável proporcionado pelo uso do ponto eletrônico, permite ao gestor organizar toda a rotina de trabalho do seu quadro de colaboradores, ajudando a planejar estrategicamente a distribuição do fluxo de trabalho e dando aos setores, assim, a oportunidade de administrar o tempo de acordo com a realidade, sem gerar desgaste da equipe.

Dessa forma, não somente o controle de horas extras será feito de maneira adequada, como também todo o processo produtivo poderá ser visto a partir de uma visão mais ampla, mostrando, entre outras coisas, se o valor cobrado por um produto ou serviço é compatível com o tempo que cada funcionário leva para vendê-lo ou desenvolvê-lo, por exemplo.

Gestão de excelência

Os processos trabalhistas estão na lista dos que mais tramitam no sistema judiciário brasileiro e embora muitas vezes sejam motivados por má fé, o descuido da empresa em relação a questões de gestão acaba sendo um combustível a mais para isso. Afinal, um controle de ponto efetivo seria decisivo nessas casos e evitaria o problema.

Outra questão tão importante quanto é a excelência quanto a gestão do seu negócio de forma mais abrangente.

Não esqueça que em um mercado cada vez mais competitivo, apresentar práticas responsáveis e mostrar que a sua empresa está atenta às novas tecnologias, em busca de melhoria contínua e preocupada com o direito dos seus colaboradores não é mais um diferencial, e sim um pré-requisito para se manter viva e conquistar um bom posicionamento.

 

Agora que você já sabe como um ponto eletrônico irá reduzir os custos do seu negócio, com certeza chegou a conclusão que precisa implantar um  na sua empresa. Não é mesmo? Isso é muito fácil, basta falar conosco e nós encontraremos a melhor solução de controle de ponto para você!